Son muchos los beneficios de digitalizar cualquier empresa, sin embargo, para las compañías que cuentan con grandes números de colaboradores el cambio es mucho más complejo y largo.
Esto tiende a verse muy a menudo en compañías que se enfocan en el modelo de Facility Solutions. Estas empresas que ofrecen Servicios de Limpieza, Seguridad, Logística, entre otros, son una de las tantas que reciben el gran beneficio de la digitalización.
Con tantas herramientas que existen en la actualidad, contar con una organización totalmente digitalizada y automatizada es posible. Existen soluciones como los sistemas de gestión documental que te permiten acercarte más a esta meta.
Hoy te presentamos un caso de éxito para que conozcas de forma más cercana como la tecnología permite que las distintas organizaciones sigan creciendo y lo hagan de la mejor manera posible.
Casos de Éxito Empresarial: Simplia y el Desafío de la Despapelización
Simplia, al ser una compañía tan grande y con una gran dotación de empleados, el principal reto que tenía al momento de comenzar la transición era enfrentarse al proceso de despapelización.
Antes de realizar este cambio, la compañía contaba con altos costos en papelería, además de los costos en logística en las diferentes ubicaciones en la que se encuentra. Al enfrentarse a esto y decidir hacer esta transformación el principal reto era lograr una transición de lo físico a lo digital y poder optimizar el proceso de entrega de información a los empleados.
Simplia: Una Empresa con Gran Trayectoria
Simplia es una compañía de Facility Solutions que cuenta con más de 40 años de trayectoria en Argentina, Chile y Uruguay. Su enfoque está dirigido en garantizar un ambiente de trabajo ideal para cada uno de sus clientes.
Además, buscan siempre cumplir con todas las normativas sanitarias vigentes fomentando la innovación, mejora, estandarización y actualización de los procesos a través del Sistema de Gestión Integrado.
Casos de Éxito Empresarial: ¿Cuál fue el Mayor Desafío de Simplia?
Como organización, el mayor desafío para Simplia, antes de su proceso de despapelización, se enfoca en tener empleados en diversas partes de la región. Esto producto de ser una empresa multinacional.
Representó una gran dificultad tener que gestionar la información para tantas personas repartidas en diferentes puntos geográficos. Esto afectaba directamente a los procesos haciéndolos más lentos y desorganizados.
Al momento de la implementación de Humanage esto dejaría de ser un problema, pues, la herramienta contiene todos los datos de los colaboradores y la información en general que podría necesitar recursos humanos.
Objetivo: Ser una Empresa de Limpieza Paperless
Al plantearse como objetivo ser una empresa paperless, Simplia ha decidido tomar responsabilidad con el medio ambiente y reducir en su totalidad el uso de papel para la documentación, uniéndose de esta forma a ser también una empresa eco friendly.
Al plantearse el objetivo paperless como el principal, el proceso de digitalización de la organización había comenzado. Siendo de las pocas empresas en el sector de la limpieza que han optado por realizar este tipo de cambios.
Solución Implementada por Humanage
Para Simplia, la solución que ha sido implementada es la Plataforma Humanage; provista por Cardinal Systems.
Este sistema se centra en la gestión y distribución de los documentos que han sido generados dentro de Recursos Humanos y el resto de los departamentos con sus respectivos colaboradores.
Con esta herramienta se puede iniciar el proceso de despapelización por parte de la empresa. Además, la información será mejor distribuida y con mayor control por parte de la compañía.
Sistema de Gestión Documental de Recursos Humanos
Un sistema de gestión documental para Recursos Humanos es una herramienta ideal y que ayuda a las organizaciones en el manejo de la información. Con un sistema como este puedes obtener múltiples beneficios y acelerar los procesos de la compañía.
Con un software así tendrás la información en un mismo lugar, podrás establecer controles y mayor orden de cómo se manipula, además que esta podrá estar más segura y será más duradera en el tiempo, porque no se enfrenta a las probabilidades de extravío que tiene el papel.
Testimonios
Graciela Vignola – Encargada de Documentación de Simplia
“Simplia es una empresa regional con presencia en Argentina, Chile y Uruguay actualmente tenemos más de 200 clientes y contamos con una dotación de 4000 empleados. Humanage nos facilitó la recopilación de la documentación logrando reducir procesos, optimizando tiempos. Además, cuidamos el medio ambiente convirtiéndonos en una empresa paperless”.
Rocío Outeiral – Partner & Alliance Manager de Cardinal Systems
“Humanage es una plataforma SAS hosteada en Microsoft Azure que busca despapelizar todo el proceso documental que hay en el ciclo de vida del colaborador. Desde el ingreso de la persona cuando es candidato, toda la documentación de ingreso, la documentación que se encuentra en la relación laboral y luego el proceso de off-boarding cuando la persona está saliendo de la compañía.
Este proceso lo que permite es maximizar la productividad reduciendo el tiempo y teniendo pleno control y trazabilidad. Todo esto se logra sin usar ni un solo papel”.
Casos de Éxito Empresarial: Resultados Obtenidos por Simplia
Los resultados obtenidos por Simplia, al momento de implementar Humanage, han sido diversos. También podemos ver cómo la empresa se ha sumado a ser una organización Paperless, es decir, que asume responsabilidad en cuanto al cuidado del medio ambiente.
Por otro lado, la empresa encontró por medio de esta herramienta una forma de digitalizar los procesos, ahorro de costos en materiales y logística y un aumento en la eficiencia en cuanto a la distribución de la información.
Conclusión
Simplia es, sin dudas, todo un caso de éxito empresarial ya que se suma a la lista de las organizaciones que han decidido trascender por medio de la digitalización. Por medio de este caso hemos podido comprobar una vez más los beneficios y el impacto real que ofrece la plataforma.
Ahora conoces de forma más cercana la realidad de este tipo de herramientas y por qué se perfilan como una necesidad para las empresas. Soluciones como un software de gestión de documentos permiten a las compañías optimizar recursos y aumentar la productividad.
Eso sin mencionar beneficios como el control sobre la información y cómo se distribuye. Simplia, una empresa tan grande ha podido dar un nuevo paso y seguir renovándose.
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