El término despapelización hace referencia a un sistema electrónico que obvia los tradicionales documentos en papel. De esta forma se facilitan las gestiones de los procesos administrativos. Esta es precisamente la premisa de la Ley de Despapelización del Estado en Argentina.
En este artículo te hablaremos sobre la Ley de Despapelización del Estado. Además te contamos sobre la firma digital y todos los beneficios que conlleva la implementación de este proceso.
¿A qué se refiere la despapelización del estado?
La administración pública siempre ha basado sus procesos en papel. Esto ha acarreado una serie de inconvenientes que van desde el tipo ambiental y económico. Además de la falta de espacio físico para almacenarlos, hasta el deterioro de los documentos.
La solución a este problema está vinculada al no empleo de papel. Por ello, en 2018 se publica el decreto 733/2018 donde se ordena la despapelización en toda la Administración Pública Nacional para agosto de 2018 y en todo el sector público para enero de 2019.
La Ley de Despapelización del Estado consiste en la puesta en práctica de soluciones tecnológicas para llevar a cabo de forma digital los procesos que anteriormente se hacían empleando el recurso del papel.
Despapelización y la firma digital.
El decreto 427/98 de la puesta en práctica de la firma digital se llevó a cabo mucho antes, en el año 1998, y representó el primer paso hacia el proceso de la despapelización administrativa. Aunque únicamente era válido para aquellos actos internos del sector público.
Pero más adelante el 2019 la Ciudad Autónoma de Buenos Aires puso en práctica de forma exitosa el gobierno electrónico para los trámites digitales. Este programa se basaba en el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).
De acuerdo al artículo 13 de las leyes N° 25.506 y su modificatoria N° 27.446, el (GDE) permite la firma digital de los documentos electrónicos con las siguientes modalidades:
- Firma digital remota: para firmar digitalmente todo tipo de documento electrónico incluyendo actos administrativos.
- Firma digital con dispositivo criptográfico externo: para firmar digitalmente todo tipo de documento electrónico incluyendo actos administrativos.
- Firma digital con certificado del sistema: se utiliza para firmar documentos electrónicos, excepto actos administrativos, como dictámenes, informes, comunicaciones oficiales, etc.
Beneficios de la firma digital para las empresas.
Gracias a la firma digital las personas pueden estampar su rúbrica de manera digital en un documento sin la necesidad de estar físicamente en el lugar. Esta firma tiene la misma validez legal que la firma ológrafa, por eso cada vez más empresas han comenzado a usar este recurso.
La firma digital es una de las bases que ha fomentado el proceso de transformación digital en las empresas. A continuación te mencionamos algunos de sus beneficios más destacados:
Reducción de costos.
Entre las muchas ventajas de un software de firma digital, se encuentra la reducción de costos de impresión, envío y procesamiento.
La productividad de los empleados aumenta debido a la disminución del tiempo de procesos de solicitud. Esto les permite concentrarse en tareas de mayor valor agregado.
A su vez, los costos administrativos se reducen considerablemente. Menos consumo de papel, no más gastos de envío, no más tinta para imprimir, entre otros.
Facilita el trabajo remoto e híbrido
La firma digital ha fomentado significativamente el trabajo remoto. Este proceso te permite recopilar firmas de cualquier persona, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Puedes firmar y devolver los documentos de forma remota sin ningún contacto físico involucrado en todo el proceso.
También puedes colaborar en línea y gestionar el documento según sea necesario. Esto te ayudará a reducir el tiempo de respuesta general y a que los documentos se firmen en minutos, mientras que antes tomaba días.
Automatización de procesos
Gracias a las firmas digitales se ha incrementado el número de procesos automatizados. El ahorro de tiempo que genera la implementación de una solución de firma electrónica es importante.
Además de optimizar el seguimiento de las transacciones, la firma digital permite reducir los procesos de transmisión, tanto internos como externos. Ya no tienes que imprimir, escanear, enviar los documentos por valijas o ir hasta donde se encuentre la persona para firmar el documento.
Ya no tendrás que manejar los archivos físicos. Gracias a una herramienta de firma electrónica segura y de alto rendimiento, puedes encontrar fácilmente tu expediente de prueba dentro de una plataforma intuitiva y protegida.
Cardinal System & Humanage.
En Cardinal Systems somos una empresa experta en la creación de soluciones tecnológicas para fomentar el proceso de despapelización en las empresas. Nos especializamos en la digitalización de los procesos para llevarlos a cabo de forma más eficiente.
Uno de nuestros productos es el software Humanage, una plataforma de gestión documental para el departamento de recursos humanos. Con ello puedes gestionar la documentación de los empleados de forma rápida, segura y automática.
Entre sus múltiples funcionalidades, este software te permite firmar digitalmente y otorgarle legalidad a los documentos no importa el país donde te encuentres. Además, puedes gestionar y hacerle seguimiento y gestionarlo más eficientemente.
Ponte en contacto con uno de nuestros consultores y comienza a disfrutar de los beneficios de contar con una herramienta de firma digital.
Conclusión
La Ley de despapelización del Estado en Argentina tiene como propósito disminuir el uso del papel en los procesos administrativos de los entes públicos. Además de agilizar y ser más eficientes en las gestiones de documentos.
Por su parte, la firma digital ha fomentado en gran manera este proceso de despapelización. Tiene toda la validez legal y puedes emplearla para cualquier documento que necesites realizar.
La seguridad de procesos y contenidos, el ahorro de tiempo, la reducción de costos, el aumento de la productividad y los beneficios medioambientales son parte del día a día de las organizaciones que han desmaterializado sus procesos y puesto en práctica el uso de la firma digital.
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