Administrar una oficina significa lidiar con una gran cantidad de papeleo que puede generar pérdidas y un desperdicio significativo. Además de ocupar mucho espacio físico y tener que lidiar con los procesos manuales.
En este artículo te hablaremos sobre cómo reducir el papeleo en tu empresa, los efectos positivos que te puede generar y cómo por medio de un software podrás ser más amigable con el medio ambiente.
Efectos positivos de reducir el papeleo en tu organización
Es posible que te pregunte cuáles son los beneficios de usar menos papel en tu oficina. A continuación te explicamos algunos efectos positivos asociados con una organización que limita o elimina su uso.
Ahorro de dinero en papel e impresión
Reducir o eliminar el uso de papel ayuda a disminuir la necesidad de impresoras, cartuchos, sobres y grapas, solo por nombrar algunos suministros.
También puede ayudarte a ahorrar los costos asociados con el arrendamiento, la reparación y el mantenimiento de artículos costosos, como impresoras comerciales y fotocopiadoras.
Es mejor para el medio ambiente
Apoya a tu empresa a ser más amigable con el medio ambiente y reducir tu huella de carbono. También ayuda a evitar la tala de árboles, eliminar la energía que se utiliza para la creación del papel y minimiza la cantidad de desechos que produce tu oficina.
Ahorras espacio en tu oficina
¿Cuánto espacio ocupa en tu oficina los archivos y documentos en papel? Si tienes una sala de archivos dedicada a este propósito, la transición a archivos electrónicos puede liberar este espacio y lo podrás emplear para algo más productivo y útil para tu empresa.
Facilidad de documentos siempre a la mano
Si una sola hoja está mal archivada, extraviada o se le ha derramado agua, entonces el documento puede perderse irremediablemente.
Empleando un software especializado todo se almacena electrónicamente. Esto hace que los documentos sean fáciles de buscar. Además blindará tu información de manera eficiente y segura.
Permite el trabajo colaborativo
Los documentos que antes se imprimían ahora son almacenados digitalmente en un único repositorio. Esto permite que varios empleados trabajen en el mismo archivo a la vez, lo que aumenta la productividad y mejora los procesos dentro de una oficina.
Uso de software para hacer tu empresa amigable con el medio ambiente
Si aún tienes dudas de embarcarte en este viaje a la digitalización prueba este ejercicio: enumera tus archivadores, impresoras y trituradoras de papel. Cuenta las horas dedicadas a administrar estos documentos cada mes. Luego, calcula cuánto has gastado en papel y suministros de impresión en el último año.
Ahora piensa en el espacio, el tiempo y el dinero que estás utilizando para tus procesos de gestión de documentos. Además de todo esto, imagina el hecho de que tu oficina sea tan respetuosa con el medio ambiente como siempre lo has querido.
La buena noticia: el software de gestión documental puede llevarte por el camino correcto. Aquí te decimos en lo que te puede ayudar para reducir el papeleo en tu empresa.
Analiza tu presente.
Comienza imaginando tu día promedio y hazte estas preguntas:
¿Con qué frecuencia abro mis archivadores?, ¿Por qué mi equipo imprime copias físicas? o ¿Qué tipo de documentos imprimo con más frecuencia?
Luego analiza cómo usas los documentos para descubrir formas de mejorar los flujos de trabajo:
- Si tu asistente imprime órdenes de trabajo para que las firme, considera las firmas electrónicas en su lugar.
- ¿tu personal administra cientos de archivos de empleados, el software de gestión documental podría aligerar tu carga de documentos?
- Si guardas muchos archivos físicos bajo llave en gabinetes, el almacenamiento sin papel puede ser una opción más segura.
Imagina tu futuro
A continuación, es hora de pensar en tus planes de crecimiento futuros. Esto puede ayudarte a predecir lo que tu software de gestión documental deberá manejar en unos años.
De esta forma evitarás costosos cambios de software a medida que tu administración de documentos necesita escalar.
Ahora hazte las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los diferentes niveles de software de gestión de documental?
- ¿Cuánto almacenamiento necesito actualmente y cuánto escalará esta necesidad en el futuro?
- ¿Necesito un software de gestión documental para automatizar tareas?
Todas estas respuestas se reducen al empleo de un óptimo software adecuado para tus flujos de trabajo y proyectos en la empresa. Y a continuación te decimos una de tus mejores alternativas.
Conoce Humanage y nuestras soluciones de despapelización
Cardinal System es una empresa dedicada a la creación de soluciones tecnológicas para ayudar a las empresas en su proceso de digitalización y transformación digital. Tiene como objetivo servir de apoyo para reducir el papeleo de tus tareas cotidianas de trabajo.
Uno de sus productos es Humanage, una plataforma de gestión documental especializada para el departamento de recursos humanos que favorece el manejo de todos los documentos laborales de manera digital.
De esta forma puedes llevar a cabo las gestiones propias del departamento de manera automatizada y segura. Con nuestra solución podrás manejar todo lo relacionado a los empleados sin necesidad del uso de papel.
Entre algunos de los beneficios destacan:
- Permanecer en cumplimiento. Almacenar toda la documentación requerida de sus empleados en un solo lugar garantiza que siga cumpliendo con las leyes y regulaciones.
- Asegurar información importante. Incluye cifrados de archivos seguros y configuraciones de privacidad que le permiten controlar quién puede acceder a qué documentos.
- Organización de documentos. Puedes almacenar digitalmente todos los archivos clave de tus empleados y eliminar la necesidad de clasificar manualmente los documentos en papel.
- Aumentar la productividad del departamento. La incorporación del almacenamiento de documentos digitales permite a las partes interesadas clave de toda la organización acceder fácilmente a la información que necesitan.
Empieza el viaje hacia la transformación digital empleando nuestro software Humanage. Contáctanos y nos estaremos comunicando contigo a la brevedad.
Conclusión
Las empresas siempre buscan las formas de aumentar su productividad, reducir costos, ahorrar tiempo, ser aún más eficientes y dejar su aporte para hacer un mundo mejor evitando, por ejemplo, el papeleo.
Una forma de tener éxito en el mundo actual es adaptarse a las nuevas tecnologías. Y la mejor manera de lograrlo es poner en práctica un software de gestión documental.
Gracias a esta herramienta tecnológica obtendrás múltiples beneficios, entre ellas la oportunidad de eliminar el papeleo en tu empresa y reducir tu huella en el medio ambiente.
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