Una empresa depende de procesos basados en documentos para realizar su trabajo cotidiano. La gestión automática de recursos humanos permite aligerar la operatividad, eliminar las tareas repetitivas y minimizar los errores.
Esta es una de las áreas más importantes de la organización, ya que se maneja documentación importante y confidencial, además se lleva a cabo los procesos de nóminas y otros inherentes al personal.
En este artículo te hablaremos sobre la gestión automática de recursos humanos y todo lo que implica este proceso en el departamento. Además, te diremos qué clase de herramientas puedes poner en práctica para hacerlo más eficiente.
¿A qué llamamos gestión automática de recursos humanos?
En líneas generales, la automatización es el proceso de reemplazo de las operaciones manuales con dispositivos electrónicos y controlados por computadora.
Ahora bien, la gestión automática de recursos humanos es el proceso de mejorar la eficiencia del departamento por medio de herramientas digitales. Al automatizar las actividades estándar y repetitivas, las organizaciones pueden minimizar el costo y el tiempo que dedican al procesamiento manual.
La automatización de recursos humanos ayuda a las empresas a mejorar su productividad al reducir el tiempo necesario para completar las tareas, sin obstaculizar la calidad del trabajo.
Tareas administrativas importantes, como seleccionar perfiles con ciertas habilidades, archivar documentos, alimentar información, crear y compartir información y realizar las gestiones de nómina, entre otras, pueden verse beneficiadas bajo este proceso.
¿Qué implica automatizar la gestión del personal de la empresa?
Para lograr la gestión automática de recursos humanos y sus procesos se debe emplear un software para digitalizar y automatizar las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo.
Este proceso nace, debido al tiempo y la cantidad de papeleo físico involucrado en las tareas cotidianas del departamento. Si tu equipo dedica largas sesiones en ello en lugar de utilizar sus habilidades en otras áreas del negocio, entonces es hora de encontrar una nueva forma de trabajar.
Sin embargo, cambiar de un enfoque manual a la automatización requiere un cierto nivel de habilidad y capacitación en el uso de la tecnología para que sea efectivo.
Pero los beneficios de la automatización superan con creces el tiempo, la energía y el dinero que se invertirá para lograrlo. Además, es necesario contar con un proveedor de software que te proporcione una guía y apoyo en la instalación y capacitación, así como soporte técnico, las veces que sea requerido.
Herramientas para automatizar la gestión
¿Qué debes buscar en una herramienta de gestión automática de recursos humanos?
Esto depende en gran medida de los problemas que estás tratando de resolver. También debe integrarse a la perfección con las soluciones que ya tienes implementadas y ser bastante simple de usar con una capacitación mínima.
Por otro lado, debes tener en cuenta el presupuesto con el que estás trabajando, establecer un cronograma de implementación y considerar a las partes interesadas.
La mayoría de las empresas pueden tener hasta 10 o 12 sistemas involucrados en el proceso de gestión automática de recursos humanos, lo que significa que la facilidad de integración es crucial para el éxito.
También es importante saber que la gestión automática de recursos humanos no solucionará los procedimientos o políticas deficientes del departamento.
Además, el software que elijas puede funcionar bien para el tamaño actual de tu empresa, pero no escalar a medida que crece o se expanda. Todos estos son factores a considerar antes de elegir una herramienta de automatización.
Humanage como opción
Humanage es un software de gestión documental para recursos humanos concebido por Cardinal Systems, una empresa especializada en desarrollar soluciones tecnológicas. De esta forma logran fomentar el proceso de despapelización en los negocios.
Con la plataforma de Humanage, podrás gestionar toda la documentación referente al ciclo de vida de tus colaboradores de manera digital. Así trabajarás más ágil y eficientemente. Al estar todo digitalizado no necesitarás hacer uso de papel.
Con ella automatizarás la gestión de firma de documentos legalmente, puedes enviar notificaciones de aviso para agilizar su proceso. También te brinda una búsqueda eficiente y rápida de información.
Con Humanage podrás tener un control de la documentación de los colaboradores, almacenarla en un único repositorio en la nube, resguardado bajo todos los protocolos informáticos.
Entre los beneficios que puedes obtener al emplear Humanage se encuentran:
- Seguridad. No más preocupaciones sobre el robo de datos.
- Menos almacenamiento físico. Puedes liberar tu espacio físico dedicado al almacenamiento de documentos y archivos.
- Mejor copia de seguridad. Proporciona una mejor copia de seguridad y recuperación de documentos en caso de incidentes sin precedentes.
- Actualizaciones automatizadas. Se garantiza que las actualizaciones se puedan realizar de manera fácil, eficiente y rápida.
- Colaboración mejorada. Mejora el uso compartido, aumenta la visibilidad y la accesibilidad. Por lo tanto, facilita la colaboración interna y externa.
- Ahorro dinero. Minimiza los costos en horas de trabajo, en la adquisición de papelería y sistemas de gestión de archivos.
- Despapelización. Humanage hace que tu oficina sea ecológica al reducir la demanda de papel.
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Conclusión
Los procesos manuales de recursos humanos, como la contratación, el desarrollo de los empleados y la gestión de compensaciones, entre otras, dependen en gran medida de la creación de documentos y flujos de trabajo que los gerentes deben administrar de manera efectiva, sin demoras ni errores.
Por ello, la automatización de estos procesos es fundamental, de no ser así, estas tareas consumirían mucho más tiempo. Esto significa que las demás funciones pudieran no recibir la atención adecuada.
Utilizar la mejor herramienta de gestión automática de recursos humanos como Humanage es fundamental para lograr los objetivos del departamento y las metas generales de la organización.
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