La automatización en el área de RRHH para el sector de hotelería y turismo es un hecho. Aunque aún falta mucho para que un alto porcentaje de empresas digitalicen y gestionen sus procesos mediante una plataforma, al implementarla se evidencian sus beneficios.
Nos referimos, por una parte, a la despapelización para manejar la nómina y otras tareas que pueden simplificarse. Es el caso de los documentos legales, recibos de pago, perfil de cargo, firmas digitales, entre otros.
Así, con una plataforma de gestión de documentos laborales el equipo está conectado para notificaciones, monitoreo y firmas a distancia.
Hoy te contamos lo útil que es la transición a la digitalización y automatización en el área de RRHH de la mano de softwares especializados.
Importancia de la automatización para RRHH en Hotelería y Turismo
La administración hotelera es una actividad sumamente compleja, más aún cuando se está en temporada. Hotelería y turismo es sinónimo de hospedaje, reservaciones, atención al huésped, eventos, servicios; en fin, muchas actividades específicas, personal cualificado y procesos minuciosos.
En el área de RRHH esto tiene sus implicaciones. Una de ellas es la incorporación de personal de manera temporal o refuerzo; así como mayor peso en el proceso de selección, onboarding, pagos y offboarding.
Como respuesta a estas necesidades específicas existen softwares o plataformas de gestión documental como Humanage. Una vez que das el paso y se digitaliza toda la información importante para la empresa puedes:
- Realizar búsquedas rápidas y eficientes de datos del colaborador, información sensible de la empresa como documentos legales, hasta formatos de nómina.
- Hacer seguimiento de la firma de documentos.
- Firmar de forma digital y dar legalidad a los documentos, sin importar donde te encuentres.
- Enviar notificaciones a los colaboradores para que lean o validen documentos e información de interés.
- Gestionar la distribución, recibido y archivado de la documentación laboral.
- Establecer permisos de acceso dentro de la plataforma para máxima confidencialidad de cierta documentación.
Beneficios de las soluciones de automatización para RRHH
Despapelización
La utilización de un gestor documental permite reducir al mínimo el uso de papel para el soporte y validación de información.
Además, se liberan espacios. ¿Para qué ocupar una oficina con archivadores si todo puede estar en la nube? Reduces el tiempo de limpieza, mantenimiento y organización.
La tendencia al paperless office apunta a la utilización consciente de los recursos naturales y toda empresa que se precie de importante se apunta a este principio. ¿Cuántos árboles estás dispuesto a salvar, si por cada uno obtienes 16 resmas de papel?
Gestión de nómina
La automatización por medio de un gestor documental optimiza los tiempos de nómina. Incluso, procesos complejos como reclutamiento y selección se simplifican al ser tareas que ya están predeterminadas.
Con Humanage de Cardinal System tienes el control de todo el ciclo de vida laboral de tus colaboradores. Además, los empleados tienen el acceso necesario para revisar la información que les compete, con posibilidad de “dar el recibido” de manera totalmente digital.
Rotación de personal por temporada
El onboarding o incorporación de nuevos colaboradores a la empresa así como el offboarding (su retiro) se agiliza de manera digital.
En el caso del onboarding, se requiere una documentación específica, como es el contrato laboral o dar de alta en el seguro social. También la información relativa al colaborador, perfil del cargo, horario laboral, beneficios, entre otros datos. Lo mismo pasa con el offboarding, hay unos procesos formales y legales específicos.
Con ayuda de una plataforma de gestión documental estos procesos se hacen de forma simple y rápida; lo que en hotelería y turismo es indispensable cuando se está en temporada, ya que la incorporación de personal aumenta y la rotación es alta.
Ahorro de costos
Esto impacta positivamente en los costos de consumibles e incluso los operativos. Una vez realizada la inversión en la plataforma, no tendrás que hacer gastos recurrentes en papelería ni impresión.
También se reducen costos en personal. Muchas tareas engorrosas que logran automatizarse permiten que el equipo esté centrado en tareas más estratégicas, sin necesidad de requerir de personal extra.
Automatizar los procesos administrativos permite ganar en eficiencia, productividad y rentabilidad. Se aprovecha el talento en tareas específicas que representan un valor añadido y se evita la contratación extra.
Deslocalización de recursos
La ubicación de las oficinas y de las distintas sedes de la marca hotelera representa una desventaja cuando se emplean sistemas tradicionales de gestión de procesos.
Con la automatización, no dependes de una impresión, del acceso a un archivo impreso o del apoyo de un colaborador en el sitio para procesar una información determinada.
En consecuencia, tienes la libertad de trabajar con colaboradores en cualquier región donde se haya evaluado que existen las mejores oportunidades para la marca hotelera y los talentos más calificados.
Al contar con un sistema totalmente digital y en la nube, todos los colaboradores tienen acceso a la documentación de interés y la posibilidad de validar con su firma. Con esto se elimina la obligatoriedad de presentarse para recibir una copia de su recibo de nómina y firmar cualquier documento legal.
Seguridad de la información
Al contar con toda la documentación en la nube, en un servidor centralizado, tienes el 100% de acceso; así como la seguridad de la ingeniería del software.
También se erradican los errores humanos de archivo manual, el traspapelar documentos o dañarlos.
Onboarding de empleados
Tal como adelantamos en un punto anterior, el ingreso de empleados es una tarea muy fácil con un software que permita automatizarlas.
No es necesario usar papel para el respaldo legal, ni la presencia del empleado (sea por ubicación geográfica o modalidad de trabajo) para la firma y acceso a su información relacionada a la empresa.
Conclusiones
Muchas empresas grandes y complejas están rumbo a la automatización, para lo que el paperless office es parte del proceso. La despapelización y el uso de tecnología para gestionar información legal, de interés y confidencial de forma digital es el presente.
Al trabajar con un gestor documental como Humanage obtienes beneficios para tu empresa y tus colaboradores. En este tipo de plataforma se concentra la información de la compañía de manera digital, que podrás manejar con facilidad.
Humanage es la solución para avanzar en la despapelización de manera escalonada diseñada por Cardinal Systems. Nuestros especialistas te ayudan a entender y utilizar la herramienta, para lograr implementarla con éxito en el área de hotelería y turismo.
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