Las reuniones son fundamentales para alinear los objetivos, analizar los distintos aspectos del negocio y fortalecer el trabajo colaborativo. En este contexto, es primordial que los líderes organicen reuniones productivas que favorezcan a la organización corporativa.
En muchas ocasiones las reuniones no cuentan con un fin específico, asisten personas que no están involucradas con los temas tratados o son excesivamente extensas. Estos aspectos, entre tantos otros, llevan a que las personas eviten ser parte de estas reuniones.
Por ello, resulta crucial potenciar el valor de estos encuentros y asegurarse que los asistentes comprendan y reconozcan su importancia. De esta manera, las personas contarán con mejor predisposición y participarán activamente de estas reuniones.
Conoce más sobre la importancia de las reuniones corporativas en el siguiente video: Organización: Importancia de las reuniones laborales
Si deseas crear reuniones productivas para tu compañía, te invitamos a leer el siguiente artículo y descubrir los aspectos claves para lograrlo.
¿Cómo realizar una reunión de trabajo productiva y eficiente?
En muchas ocasiones las reuniones no parecen tener un fin claro o hay personas que no comprenden completamente cuál es su contribución al respecto. Por ello, resulta necesario aclarar que el primer paso es crear reuniones sólo cuando existe un objetivo claro y real.
Si bien en algunas ocasiones la necesidad de reunirse puede parecer obvia, muchas veces no se desarrollan de manera eficiente y los resultados no son claros. Esto puede generar nuevas reuniones igual de ineficientes o la extinción total de estos encuentros colaborativos.
Ambos resultados son completamente negativos para la generación de equipos sólidos y el crecimiento del negocio. Toda empresa debe destinar sus recursos y esfuerzos en llevar a cabo reuniones periódicas que realmente aporten valor al equipo de trabajo.
¿Quieres saber cómo hacerlo? A continuación, detallaremos 6 puntos a tener en cuenta para llevar a cabo una reunión de trabajo productiva.
1.-Agendar la reunión y trabajar con herramientas tecnológicas
Claramente, el primer punto a tener en cuenta es agendar la reunión y buscar una fecha adecuada para todos los asistentes. Para este primer paso lo ideal es organizar el encuentro mediante herramientas tecnológicas que garanticen una mayor organización.
Al utilizar aplicaciones innovadoras lograrás visibilizar la reunión en el calendario de cada una de las personas invitadas. Así mismo, las aplicaciones te ayudarán a evitar demoras ya que estas podrán notificar minutos antes que la reunión en cuestión esté por comenzar.
Así mismo, al agendar la reunión en la plataforma, las personas del equipo podrán confirmar su asistencia o sugerir cualquier modificación de horario que sea necesario. De esta manera, los organizadores de la reunión sabrán con certeza quiénes irán, cuándo se desarrollará e incluso podrán definir la duración de la misma.
Establecer desde el primer momento, cuándo, con quiénes y cómo se llevará a cabo la reunión es crucial para garantizar su productividad y un excelente desenlace.
2.-Debes concretar todos los temas y seguir el orden establecido
A la hora de organizar una reunión e invitar a las personas es importante tener bien en claro los temas que se tratarán. De esta manera, podrás definir quiénes verdaderamente deben ir y además establecer una estructura para el desarrollo de la charla.
Una vez que tengas los distintos temas a tratar es importante analizar a quiénes incluirías en esa reunión. Para esto debes preguntarse quiénes realmente aportarán valor, información o soluciones en relación a los temas de la reunión.
Hay personas que quizás es importante que estén actualizadas sobre los temas que se hablarán en la reunión, pero que no cuentan con los conocimientos necesarios para aportar valor. En estos casos, lo ideal es simplemente enviarles un informe posterior a la reunión.
Luego de definir los asuntos a desarrollar debes establecer un orden de prioridades. Define qué puntos se hablarán primero y cuáles después. Recuerda esta organización e intenta seguir el orden a lo largo de la reunión.
De esta manera podrás abarcar todos los asuntos que deseas sin dejar ninguno olvidado. Este organigrama te permitirá crear una reunión ordenada y metódica conformada solo por el personal pertinente a la reunión y obtendrás los resultados esperados.
No contar con un temario y no respetar dicho esquema podría atentar contra la productividad de la reunión y, además, podría generar la necesidad de una nueva reunión cuando, en realidad, podría haberse resuelto en tan solo una.
3.-Evita las posibles distracciones de los participantes
Una de las claves de las reuniones productivas es aprovechar al máximo el tiempo y enfocarse en los temas verdaderamente importantes. Para lograr tal fin debes moderar la reunión y evitar todo tipo de distracciones.
Intenta que las personas que forman parte de la reunión solo usen sus dispositivos para temas relacionados a la charla. Intenta llevar un ritmo dinámico que mantenga a las personas enfocadas en la conversación y no se distraigan con otros asuntos en sus celulares.
Evita también que se disperse la conversación con temas secundarios. En muchas ocasiones un tema puede destapar otros asuntos que también deben ser atendidos. Aunque esto es un efecto secundario valioso de las reuniones, puede significar también una gran distracción.
Todo asunto extra que surja de la reunión debería ser pospuesto para el final de la reunión en caso de que haya tiempo o anotarlo y dejarlo para analizar en otro momento con las personas involucradas.
De esta manera evitarás retrasar el desarrollo original de la reunión y retener a personas que no están involucradas en los nuevos temas que surgieron en la conversación. Mantén el foco de la reunión y busca que todos los miembros continúen involucrados en la reunión de principio a fin.
4.-Genera la participación de todos los miembros de la reunión
Como ya mencionamos, la selección de las personas es clave para una reunión productiva y un desarrollo adecuado de la misma. Además, es importante que cada uno de los asistentes se implique en la charla y participe activamente en ella.
Tener una reunión productiva es responsabilidad de cada una de las personas que forman parte, por lo tanto su aporte en la reunión es de extrema necesidad. Como moderador debes asegurarte que todos den su aporte a cada uno de los temas y fomentar el debate y la retroalimentación.
Lograr que todas las personas participen y den su opinión sobre los temas a tratar hará que se obtengan mejores resultados y que los asistentes comprendan el valor de su rol en la reunión.
Este aspecto no solo incrementará notablemente la productividad de las reuniones, sino que también aumentará el interés de los miembros por asistir y participar. Este factor potencia las reuniones y fortalece el sentimiento de pertenencia de los empleados.
5.-Realiza la reunión en un lugar adecuado
El lugar donde se desarrollará la reunión es otro punto de extrema importancia para lograr tener reuniones productivas. Si el lugar es muy ruidoso o es un área de tránsito de personas, dificultará la escucha y la fluidez de la charla.
Tener muchas interrupciones a lo largo de la reunión retrasa el avance de los temas y mal dispondrá a los miembros. Además, si el lugar no cuenta con la privacidad necesaria limitará la participación de las personas y muchos temas no podrán ser debatidos.
Reunir a las personas necesarias y tener una estructura ordenada del encuentro no serán suficientes si el lugar de la reunión carece de las características básicas para una reunión.
A la hora de elegir el lugar de la reunión intenta buscar un espacio que facilite el diálogo, que brinde la privacidad necesaria y que permita que las personas se sientan cómodas. Un contexto amigable invita a las personas a dialogar y a llevar a cabo cada uno de los puntos de la reunión.
Por otra parte, el espacio elegido debe contar también con todas las facilidades tecnológicas necesarias. Cada vez existen más informes digitalizados, por lo que a la hora de mostrar reportes y estadísticas deberás contar con una computadora, un proyector y zona con wifi.
No importa que tan privado o cómodo sea una sala, sino cuenta con las facilidades tecnológicas no será un buen lugar para realizar una reunión productiva.
6.-Realiza un seguimiento posterior a la realización de la reunión
El seguimiento posterior es casi tan importante como la organización previa. Luego de que has organizado la reunión, analizado los temas a tratar, las personas asistentes y el punto de encuentro, muchos pensaría que solo queda desarrollarla de la manera más eficiente posible.
Sin embargo, aún queda otro aspecto por cubrir el cual suele ser ignorado por la mayoría. Para sorpresa de muchos para que una reunión sea verdaderamente productiva el trabajo no debe terminar cuando el encuentro finaliza. Aquí viene una parte importante.
En primer lugar, al finalizar la reunión es de gran utilidad crear un resumen de lo hablado y compartirlo con los miembros. De esta forma, cada una de las personas podrá repasar los puntos más importantes y tener presente cada uno de los temas que se analizaron.
En segundo lugar, es crucial hacer un seguimiento y asegurarse que todas las personas quedaron conformes con el desarrollo de la reunión y que todos los asuntos importantes quedaron aclarados y resueltos.
Finalmente, en tercer lugar, debes asegurarte que lo acordado por los asistentes se llevó a cabo y tuvo los resultados esperados. De esta forma te aseguras que el intercambio trascendió la reunión y que el encuentro fue verdaderamente productivo.
El seguimiento posterior es útil para detectar errores que podrán evitarse en futuras reuniones y determinar qué aspectos o decisiones permitieron realizar una reunión productiva.
Es fundamental comprender que para ser eficientes y productivos, el análisis de la reunión nunca debe terminar cuando la junta finaliza.
Conclusiones
Las reuniones corporativas son una parte esencial e inevitable de cualquier organización. No importa si una empresa es grande o pequeña, los equipos de toda naturaleza necesitan encontrarse y resolver colaborativamente diversos aspectos del negocio.
Es por esta razón que resulta de extrema importancia que los líderes de las empresas se aseguren de llevar a cabo reuniones productivas para obtener resultados ágiles y eficientes. Hoy en día, esto es imposible de lograr sin la ayuda de la tecnología.
En Cardinal Systems comprendemos la importancia de crear espacios productivos e innovar en las metodologías para potenciar los negocios. Por ello, ofrecemos a empresas de distintas industrias soluciones innovadoras que impulsan a las organizaciones hacia la transformación digital.
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