Razones para despapelizar hay muchas, y en la actualidad son cada vez más las empresas que deciden adoptar prácticas más sostenibles y eficientes, buscando reducir su huella de carbono y mejorar su productividad.
La despapelización es una de estas prácticas, y se ha convertido en una tendencia creciente en el mundo empresarial.
Si aún no te has sumado a esta transformación digital, en este artículo te invitamos a descubrir las principales razones para despapelizar tu empresa en 2023.
El rol de la empresa para fomentar los cambios ecológicos
La preocupación por el medio ambiente ha llevado a que cada vez más empresas asuman su responsabilidad social y se sumen a la lucha contra el cambio climático.
Una de las medidas más sencillas y efectivas que pueden tomar es la despapelización de sus procesos, lo que no solo reduce el consumo de papel, sino que también contribuye a disminuir su huella de carbono y mejora la eficiencia de sus operaciones.
Y es que la despapelización es tan solo uno de los recursos más importantes que podemos percibir en la actualidad, debido al impacto que este genera de manera directa y por ser el principal recurso utilizado por las empresas en todo el mundo.
Por ello, disminuir el uso del papel ayudará a diversas empresas a lograr un impacto significativo y real en cuanto al ámbito ecológico. Sin embargo, es necesario entender que existen recursos más allá del papel que generan un crecimiento a la empresa.
Es aquí en donde entra la tecnología como la herramienta principal para cualquier negocio, debido al impacto que genera en lo ambiental y la manera en que las empresas pueden crecer gracias a este recurso es increíble.
Más allá del uso responsable de los recursos ambientales, este cambio representa un beneficio para las compañías que reemplacen los métodos tradicionales por vías alternativas como hemos podido verlo en la actualidad.
Sigue leyendo para conocer sobre el rol de la empresa para fomentar los cambios ecológicos, centrándonos en las razones para despapelizar y en cómo esta práctica puede contribuir a un futuro más sostenible y responsable.
5 razones para despapelizar
En la actualidad, la tecnología se ha convertido en un gran aliado para el desarrollo de las empresas, permitiendo la optimización de procesos y la reducción de costos.
Como mencionamos con anterioridad la tecnología es un recurso importante para encontrar vías alternativas al uso del papel excesivo por parte de las organizaciones y las consecuencias que trae consigo la empleabilidad de este recurso.
Estamos en la era en la que son muchas las compañías que han adoptado la tecnología y han entendido el gran cambio que estas representan. De esta forma, han entendido también que sólo es un recurso de los muchos existentes.
Una de las prácticas que está ganando popularidad en este sentido es la despapelización de los procesos empresariales, lo que no solo implica una reducción en el consumo de papel, sino que también permite una mayor eficiencia en el manejo de información y una disminución en la huella de carbono.
Además, la digitalización de los procesos también mejora la seguridad de la información, al reducir los riesgos de pérdida o robo de documentos físicos.
En este sentido, existen múltiples razones para despapelizar tu empresa, desde la reducción de costos hasta el respeto por el medio ambiente, pasando por la mejora de la eficiencia y la seguridad en el manejo de la información.
A continuación te hablaremos de cuáles son las razones principales por las cuales tu negocio debería sumarse al uso responsable del papel y el impacto que este genera sobre el medio ambiente.
Sigue leyendo para conocer cuales son las 5 razones para despapelizar tu empresa.
1. Ahorro de tiempo y esfuerzo
Una de las principales razones para despapelizar tu empresa es el ahorro de tiempo y esfuerzo que supone la digitalización de los procesos.
Generalmente es el principal motivador por el cual muchas de las organizaciones emplean la tecnología y dejan de lado el uso del papel. Esto, ya que en la actualidad se sabe que las posibilidades de crecimiento son muy grandes.
Por otro lado, su empleabilidad permite a muchas organizaciones pensar en la escalabilidad y en el crecimiento de forma exponencial para cada una de las unidades que conforman al negocio.
Al no depender del papel, se eliminan los procesos manuales de impresión, copiado, envío y archivo de documentos, lo que permite una mayor rapidez y eficiencia en la gestión de la información.
Además, la digitalización permite el acceso remoto a los documentos, lo que facilita la colaboración y el trabajo en equipo, y reduce los tiempos de espera y de búsqueda de información.
En definitiva, la despapelización de la empresa permite ahorrar tiempo y esfuerzo en la gestión de la información, lo que se traduce en una mayor productividad y eficiencia en los procesos empresariales.
2. Optimización de búsqueda laboral y onboarding
Otra razón importante para despapelizar tu empresa es la optimización del proceso de búsqueda laboral y onboarding de nuevos empleados.
La digitalización de los procesos permite un manejo más eficiente de los CVs y la información de los candidatos, lo que facilita la selección y el proceso de contratación.
Además, la digitalización de los documentos necesarios para el onboarding, como los contratos, los manuales y los formularios, permite una mayor eficiencia en la preparación y el envío de la información necesaria para el ingreso del nuevo empleado.
Se espera que esta tendencia vaya en crecimiento y que reciba mejoras de forma acelerada con las optimización por medio de diversas tecnologías que van surgiendo en el tiempo.
Esto hará que las organizaciones cuenten con procesos más limpios y rápidos sin dejar de crecer en el tiempo, además, también va a permitir a muchas empresas el poder reducir costos y ser más eficientes en determinadas tareas vinculadas a la búsqueda.
En algunos sectores ya están comenzando a implementar tecnología respaldada por inteligencia artificial y otras tecnologías que permiten arropar más tareas de interés y prioridad que van surgiendo en cada uno de los procesos.
3. Fácil acceso a la información centralizada
La digitalización de los procesos empresariales también permite una fácil accesibilidad a la información centralizada, lo que mejora la eficiencia y la toma de decisiones.
Al tener la información digitalizada y centralizada, se eliminan los procesos manuales de búsqueda y archivo de documentos, lo que permite una mayor rapidez y eficiencia en el acceso a la información.
Además, la digitalización permite una mayor facilidad para compartir la información entre los diferentes departamentos y empleados, lo que fomenta la colaboración y mejora la toma de decisiones.
Un aspecto importante y que muchas veces se deja de lado es la capacidad de poder almacenar mucha más información y mantenerla por un tiempo de vida mayor permitiendo a la compañía seguir sacando su mayor potencial.
Gracias a esto veremos como el margen de utilidad con respecto a la información y los históricos por parte del negocio tanto de manera interna como externa perduran más y son más efectivos de cara a lo que quiere alcanzar la empresa.
4. Mejora la experiencia del empleado
La despapelización de los procesos empresariales también puede mejorar la experiencia del empleado en la empresa.
La digitalización de los procesos permite una mayor facilidad para el acceso a la información, lo que reduce los tiempos de espera y mejora la eficiencia en el trabajo.
También, al no depender del papel, se eliminan los procesos manuales de impresión, copiado y envío de documentos, lo que permite una mayor rapidez y eficiencia en la gestión de la información.
Es importante tomar en cuenta la experiencia del empleado debido a aspectos de interés para la compañía como la retención del talento o la atracción de nuevo personal que en un futuro quiera incorporarse a la organización.
Esta es una práctica muy común de ver en corporaciones grandes en diversas partes del mundo. Esto ocurre porque las empresas han entendido el valor del capital humano y el peso que tienen para el crecimiento de la compañía.
Es común ver en diversas startups tomarse muy en serio este asunto desde hace varios años, lo que las ha llevado a un mayor número de retención de empleados desde una temprana relación que ha permitido incluso que esto llegue a otros aspectos como la toma acciones y participación de la empresa.
5. Agiliza la toma de decisiones
Otra razón importante para despapelizar tu empresa en 2023 es que puede agilizar la toma de decisiones.
Al tener una información centralizada y digitalizada, los gerentes y directivos de la empresa pueden acceder a la información en tiempo real, lo que les permite tomar decisiones más rápidas y precisas.
La agilidad es el centro del pensamiento de las organizaciones en la actualidad, gracias a ella pueden crecer mucho más de lo previsto y también ha ayudado a las empresas a enfocarse en diversos aspectos aledaños para no frenar la escalabilidad.
Un pensamiento ágil ayuda más allá de la asignación de tareas y de la gestión del día a día por parte de los empleados. Al trasladarlo a herramientas teniendo que reemplazar el trabajo manual podrás ver un incremento en la productividad de todos los colaboradores de tu organización.
Además, al no depender del papel, se eliminan los procesos manuales y se reducen los tiempos de espera, lo que permite que las decisiones se tomen con mayor rapidez.
Conclusiones
La despapelización de los procesos empresariales puede brindar numerosos beneficios a tu empresa, como un ahorro de tiempo y esfuerzo en la gestión de la información, una optimización del proceso de búsqueda laboral y onboarding.
Un fácil acceso a la información centralizada y una mejora en la experiencia del empleado. Estos beneficios se traducen en una mayor productividad y eficiencia en los procesos empresariales, así como en una reducción de los costos asociados a la gestión de la información.
Si estás interesado en conocer más acerca de la despapelización de los procesos empresariales y cómo implementarla en tu empresa, te invitamos a visitar el blog de Cardinal Systems.
Allí encontrarás información detallada sobre los diferentes procesos de digitalización, así como consejos útiles para llevar a cabo una implementación exitosa.
¡No te pierdas esta oportunidad de optimizar tus procesos empresariales y mejorar la eficiencia de tu empresa!
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