Mejorar las condiciones laborales de tu equipo, además de garantizar una normativa justa para su bienestar, es esencial. Sobre todo si se trata de la seguridad e higiene; factores clave para contar con personal sano y el óptimo funcionamiento de tu empresa.
En este sentido, debes conocer todos los documentos que guarden relación en el tema de la protección del personal. Es fundamental evitar confusiones al analizarlos o manipularlos, ya que la naturaleza de cada uno de estos posee similitudes entre sí.
En Cardinal Systems, líderes en despapelización, te explicamos las clases de documentos para la protección del personal. Además, te ofrecemos una solución avanzada en materia digital. ¡Quédate con nosotros!
Tipos de documentos para la protección del personal
La protección del personal es uno de los temas fundamentales y relevantes en cualquier organización. Recuerda que el talento humano es el principal motor en la consecución de logros y proyección de metas relacionadas a la productividad o eficiencia.
Por ejemplo, afianzar las medidas y políticas sobre la higiene y seguridad en una empresa retail, aporta beneficios, no sólo al colaborador, sino a la empresa. Por consiguiente tenemos que:
- El equipo está mejor capacitado para identificar cualquier clase de riesgo potencial en el área de trabajo.
- Cada colaborador aprende a ejecutar sus tareas de manera segura. Así se reduce el riesgo de lesiones o accidentes.
- La empresa adopta la capacidad de ahorrar en reclamaciones por indemnización de los empleados, así como en primas de seguros.
- El personal de cada departamento se siente seguro en su área de trabajo. Esto genera un entorno laboral armónico, lleno de productividad y menos estrés.
- La organización logra proteger la salud, integridad física y seguridad de todos sus empleados. Esta sinergia permite un estado de bienestar y ganancia, tanto para el colaborador como para la empresa.
Ahora bien, ¿cuáles son los tipos de documentos para la protección del personal? En Cardinal te explicamos a continuación:
Reglamento
Según la Real Academia Española (RAE), el reglamento posee una definición específica. Es la colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para la ejecución de una ley.
También funciona para el régimen de una corporación, una dependencia o un servicio. El reglamento establece límites específicos sobre el comportamiento de quienes se rigen por él.
El reglamento contiene normas específicas, las cuales son aplicadas a conductas concretas.
Procedimiento
El procedimiento se refiere a aquel método por el cual se llevan a cabo las acciones para el logro de un fin específico. Estas acciones se deben ejecutar siempre de la misma manera, para conseguir el resultado deseado.
Por ejemplo, nuestra plataforma Humanage establece todos los procedimientos necesarios para la gestión eficiente de la documentación empresarial. No sólo en seguridad e higiene, sino a nivel administrativo, recursos humanos y más.
Además, permite centralizar toda la información y despapelizar la organización, manejando una base de datos. Así se evita el papeleo, aportando una solución consciente con el planeta y llevando tu empresa a la transformación digital.
Instructivo
El instructivo es un tipo de documento que engloba de manera descriptiva, una serie de actividades o instrucciones. Estas deben ser detalladas cuidadosamente, ya que forman parte de un proceso o procedimiento.
En una empresa retail, el instructivo es aplicado al funcionamiento de maquinaria o equipos, así como a los mismos procedimientos. En éste, se explica minuciosamente la manera como debe ser realizada una actividad.
Formato
El formato es una estructura predeterminada que contiene información relevante de una manera muy específica y técnica. Este define la manera en la que se registra, se guarda o se presenta dicha información. También puede realizarse de manera impresa o digital.
Recuerda que con Humanage, cuentas con tus formatos en la nube; tu documentación e información es 100% accesible y muy segura.
El formato permite verificar la aplicación correcta de los procedimientos. Por ejemplo, una empresa puede proveer el formato para inspección de maquinarias o el formato para reportar condiciones de seguridad e higiene.
Registro
Es un formato básico o primario. Se trata de la anotación o inscripción de cierto dato, dentro de un formato o documento establecido para tal fin. El registro equivale a ingresar información dentro de un soporte establecido con antelación.
Programa
El programa es un tipo de documento que contiene los pasos a seguir de manera secuencial para llevar a cabo un plan de trabajo. En este se explican las acciones a implementar, las cuales se enfocan en el logro de objetivos.
Por ejemplo, un programa de seguridad e higiene puede abordar la manipulación correcta de equipos y maquinaria en el área laboral. O adecuaciones para el envío de productos comestibles sin riesgos de contaminación.
Plan
El plan obedece a un conjunto de descripciones organizadas de propósitos o intenciones a corto plazo, para corregir o perfeccionar situaciones.
Por ejemplo, si hay factores que interfieren en la implementación de un programa eficiente de protección al personal, se ejecuta un plan dirigido a solucionar esta problemática.
Guía
La guía provee tips, consejos o recomendaciones sobre un tema específico. Su misión es indicar los parámetros o patrones que deben considerarse para realizar una actividad.
Manual
Es una herramienta técnica en la cual es expuesta la modalidad de ejecución en las funciones y acciones para lograr un fin determinado. En el manual se agrupan las instrucciones básicas y generales a aplicar sobre un campo de actividades de la empresa.
El manual también sirve para registrar y transmitir información de manera ordenada y sistemática, a varios departamentos de la empresa. También funge como medio de difusión y coordinación entre las diversas áreas organizacionales.
Política
La política representa el punto de vista de la organización, una directriz o patrón de conducta que debe ser adoptado por cada uno de los integrantes de la empresa.
Este sistema estructurado y protocolar, funciona basándose en la orientación de cada miembro de la organización.
Lineamiento
Un lineamiento representa una disposición general, que permite establecer una tendencia o dirección sobre las tareas a desarrollar. De esta manera, el objetivo del lineamiento es fijar un criterio global sobre el cual se adecuarán todas las actividades.
Conclusiones
Ya conoces los tipos de documentos relacionados a la protección de personal en seguridad e higiene. Ahora es importante tomar acciones que lleven a la eficiencia en el día a día laboral.
En Cardinal Systems te brindamos una plataforma ágil y fácil de usar para manejar la documentación laboral de forma digital, segura y automática. Haz seguimiento en tiempo real de quiénes han visto y firmado los documentos.
Obtén el control total sobre el onboarding de empleados con un sistema responsive, disponible en cualquier móvil. Y lo más importante, despapeliza tu empresa y únete a la transformación digital que protege el planeta.
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