En el ámbito laboral, llevar registros ordenados de cada empleado es una práctica obligatoria y el legajo del colaborador es la herramienta ideal para hacerlo.
Esta carpeta concentra la información relevante vinculada a la relación laboral, desde datos personales hasta recibos de sueldo. Cumple un rol fundamental en Recursos Humanos.
En este artículo, conoceremos en detalle qué documentos lo integran y por qué resulta esencial para una administración transparente y eficiente.
¿Qué es un legajo del colaborador?
El legajo del colaborador es un archivo individual que reúne toda la documentación relacionada con la vida laboral de un empleado dentro de una empresa. Funciona como un historial que comienza desde el momento en que una persona es contratada.
Se va completando a lo largo del tiempo con información administrativa, legal y contractual. Este registro es obligatorio para los empleadores, según lo establece la legislación laboral de muchos países, y debe mantenerse actualizado, completo y disponible.
El legajo no solo cumple una función documental, sino también probatoria en caso de conflictos o inspecciones. Es una información fundamental para garantizar una gestión laboral ordenada, transparente y en cumplimiento con la normativa vigente.
Diferencia entre legajo físico y digital
La diferencia entre el legajo físico y el digital radica en el formato donde se almacena la información y la forma en que se gestiona. El físico es el formato tradicional. Está compuesto por carpetas o archivos en papel que contienen toda la documentación del colaborador.
Este tipo de legajo requiere espacio de almacenamiento e implica un manejo manual. Suele ser más propenso a deterioros, pérdidas o dificultades a la hora de buscar información específica.
En cambio, el legajo digital utiliza herramientas informáticas para almacenar toda la documentación laboral en formato electrónico. Permite acceder a él de forma más ágil y segura.
Esta modalidad facilita la actualización de datos en tiempo real. Reduce considerablemente el uso de papel, y es posible implementar medidas de respaldo y protección.
En el aspecto de la seguridad, permite configurar distintos niveles de acceso. De esta forma, se resguardan los datos sensibles con mayor eficacia que en un archivo físico tradicional.
Muchas empresas están optando por digitalizar los legajos como parte de sus procesos de modernización, eficiencia administrativa y cumplimiento con normativas de despapelización.
¿Qué información contiene un legajo del colaborador?
El legajo del colaborador reúne una amplia variedad de documentos e información relevante vinculada a la relación laboral. Aunque su contenido puede variar según la empresa o la legislación vigente, en general incluye los siguientes elementos:
- Datos personales: nombre completo, número de documento, domicilio, fecha de nacimiento, estado civil, número de CUIL o CUIT y datos de contacto. También pueden incluirse fotocopias del DNI.
- Documentación de ingreso: currículum vitae, solicitud de empleo, certificados de estudios, exámenes preocupacionales y toda la documentación presentada al momento de la incorporación. También se adjunta el contrato de trabajo.
- Evolución del vínculo laboral: cambios de puesto, ascensos, modificaciones salariales, evaluaciones de desempeño, capacitaciones, licencias solicitadas y sanciones disciplinarias, en caso de que existan.
- Recibos de sueldo y constancias de pago: todos los recibos de haberes firmados por el colaborador, junto con la documentación que respalde pagos de salarios, bonos, horas extra y otros conceptos remunerativos.
- Aportes y contribuciones: comprobantes de aportes a la seguridad social, obra social, sindicato y cualquier otra deducción realizada al colaborador.
- Documentación en caso de desvinculación: telegrama de renuncia o despido, finiquito, certificados, liquidación final y documentación relacionada con el cierre de la relación laboral.
Tenerlo actualizado es vital tanto para la empresa, como para el colaborador, quien puede acceder a su historial y verificar el cumplimiento de sus derechos.
Importancia del legajo del colaborador
El legajo del colaborador cumple un rol fundamental en la gestión de recursos humanos y el cumplimiento de las obligaciones legales de una empresa.
En primer lugar, es una herramienta administrativa esencial. Permite llevar un registro de la trayectoria laboral de cada empleado. Esto facilita la toma de decisiones en relación con su desempeño.
Desde el punto de vista legal, actúa como respaldo documental ante inspecciones laborales, auditorías o conflictos judiciales. Como contiene toda la información, puede ser determinante para demostrar el cumplimiento de las obligaciones patronales.
Además, cumple una función informativa y de transparencia. El colaborador tiene derecho a conocer y consultar su legajo, lo que promueve relaciones laborales más claras y basadas en la confianza mutua.
En contextos modernos, el legajo también adquiere valor estratégico, ya que ayuda a gestionar el talento y el desarrollo profesional dentro de la organización. A través de los datos contenidos, es posible planificar capacitaciones, identificar necesidades de formación y acompañar el crecimiento de los colaboradores.
En resumen, mantenerlo completo y accesible es una exigencia normativa. Además, es una buena práctica que beneficia tanto a la empresa como al colaborador.
Obligaciones legales relacionadas con el legajo
Las obligaciones legales relacionadas con el legajo del colaborador están establecidas por la normativa laboral de cada país. Tienen como finalidad garantizar la documentación transparente de la relación entre empleador y empleado.
En el caso de Argentina, por ejemplo, la Ley de Contrato de Trabajo N.º 20.744 y otras disposiciones complementarias establecen varios puntos clave:
- El empleador está obligado a abrir un legajo individual para cada colaborador desde el inicio de la relación laboral y mantenerlo actualizado a lo largo del tiempo.
- Toda la documentación laboral, incluidos los recibos de sueldo, contratos, licencias, sanciones y comunicaciones formales, debe conservarse durante el tiempo que dure la relación laboral.
Según el artículo 48 del Decreto 351/79 del reglamento de higiene y seguridad, por un plazo de hasta dos años después.
- El empleado tiene derecho a acceder a su legajo personal y a solicitar copias de los documentos que figuren en él. Esto garantiza la transparencia y permite al colaborador verificar que se respetan sus derechos.
- Algunos documentos incluidos en el legajo, como los recibos de haberes, deben estar firmados por el colaborador como constancia de conformidad y recepción.
- El empleador debe garantizar que la información contenida en el legajo sea fidedigna, completa y actualizada. La omisión o falsificación de datos puede acarrear consecuencias legales.
- En línea con la Ley N.º 25.326, la información debe ser tratada con confidencialidad. No puede ser divulgada sin consentimiento del colaborador, salvo en casos previstos por la ley.
Cumplir con estas obligaciones evita sanciones legales y administrativas. Además, refuerza la confianza entre las partes, fortaleciendo la gestión profesional del capital humano.
Consecuencias de no cumplir con estas normativas
El incumplimiento de las normativas relacionadas con el legajo del colaborador puede traer diversas consecuencias legales, administrativas y operativas para el empleador. Estas son algunas de las más relevantes:
- Sanciones y multas por parte de los organismos de control laboral: tal es el caso del Ministerio de Trabajo o la AFIP en Argentina. Estas sanciones económicas pueden ser significativas.
- Presunciones legales en contra del empleador: en caso de un reclamo judicial por parte del colaborador, la ausencia de documentación en el legajo puede jugar en su contra.
- Dificultad para resolver conflictos laborales: si el legajo no está completo, es más difícil demostrar el cumplimiento de obligaciones como, por ejemplo, el pago de salarios. Esto debilita la posición del empleador ante una eventual demanda.
- Pérdida de beneficios fiscales o previsionales: para gozar de estos beneficios vinculados al empleo formal se puede requerir documentación respaldatoria contenida en el legajo. La falta de estos registros puede impedir el acceso a ellos.
- Riesgos en la gestión interna: puede generar demoras en la toma de decisiones, errores en la liquidación de haberes o en la administración de licencias y una imagen poco profesional ante los empleados.
- Incumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales: si no se resguardan adecuadamente los datos, puede haber consecuencias por violación de la privacidad del colaborador, lo que genera nuevas sanciones y reclamos.
En definitiva, no cumplir con la normativa sobre legajos laborales pone en riesgo legal a la empresa y compromete su reputación.
¿Cómo la digitalización puede transformar la gestión del legajo del colaborador?
La digitalización del legajo del colaborador representa un cambio profundo en la forma en que las organizaciones gestionan la documentación laboral. Esta transformación moderniza los procesos internos y mejora la eficiencia, la seguridad y la accesibilidad de la información.
Al digitalizar los legajos, toda la documentación del colaborador como contratos, recibos de sueldo, evaluaciones, licencias, sanciones, queda almacenada en una plataforma digital. Se puede acceder en segundos desde cualquier dispositivo.
Esto no solo reduce tiempos de búsqueda y facilita el acceso, sino que también refuerza la protección de los datos sensibles, un aspecto clave en el cumplimiento normativo. La gestión documental no puede limitarse solo a la organización y accesibilidad, sino que debe garantizar la confidencialidad y seguridad de la información.
Por ello, las plataformas digitales incorporan medidas avanzadas de protección, como encriptación de datos, controles de acceso y auditorías automatizadas, alineándose con estándares internacionales como la ISO 27001. Este enfoque estructurado minimiza riesgos de pérdida de información, accesos indebidos o vulnerabilidades ante ciberataques.
Además, los legajos digitales pueden almacenarse en la nube o en servidores seguros, con sistemas de respaldo automático que protegen la información ante incidentes inesperados, como incendios o deterioro físico de documentos. La trazabilidad y el cumplimiento legal se ven fortalecidos, permitiendo que las auditorías y controles internos se gestionen con mayor facilidad.
En otro orden, las plataformas digitales como Humanage permiten automatizar tareas rutinarias, como envío de recibos de sueldo, alertas por vencimiento de licencias o recordatorios de capacitaciones,asegurando procesos fluídos y confiables.
Otro aspecto a considerar es la mejora en la experiencia del colaborador, ya que le permite el acceso desde una plataforma online y fortalece la transparencia. Además, garantizar la protección de la información bajo normas certificadas es clave para generar confianza tanto dentro como fuera de la organización.
Caso de éxito: Digitalización de procesos de Recursos Humanos
Aeropuertos Argentina 2000, implementó el legajo digital en sus operaciones de Recursos Humanos. El resultado fue muy positivo, ya que los empleados se familiarizaron con la herramienta, de forma fácil y segura.
Conclusiones
El legajo del colaborador es mucho más que un simple archivo: es una herramienta clave para gestionar con responsabilidad, transparencia y eficiencia la relación laboral entre empresa y empleado.
Su correcta implementación y conservación está sujeta a las exigencias legales y protege los derechos de las partes interesadas. Con ello, se aporta valor a la gestión de Recursos Humanos.
Apostar por una práctica adecuada en este sentido es, sin dudas, una muestra de compromiso con la formalidad, la organización y el respeto en el ámbito laboral.
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