Muchas empresas en la actualidad se preguntan si realmente es relevante almacenar la documentación en la nube. Existen diversos motivos por lo cual es recomendable implementar la tecnología en las gestiones de recursos humanos.
En la actualidad las compañías que han apostado por trasladar a una almacenamiento de documentación en la nube han obtenido una serie de ventajas que pueden trasladarse a otros departamentos.
En este artículo descubrirás 3 razones por lo cual se recomienda tener la documentación en la nube en el área de recursos humanos. Sigue leyendo para conocer más.
Las ventajas de tener la documentación en la nube
Apostar por la tecnología es una puerta de entrada a una serie de ventajas que vienen con las herramientas implementadas, muchas de estas abarcan diversas áreas dentro del departamento de recursos humanos.
Algunas de las ventajas que veremos a continuación tienen un impacto directo con el empleado, y otras a niveles administrativos de la compañía. Por lo que se entiende que estos beneficios se presentan de manera integral.
Por último, recordemos que la tecnología en la nube es una realidad que está cada vez más presente en las empresas y es el puente para el futuro y el crecimiento de la compañía. Es importante que tengas presente que el almacenamiento en la nube funciona para cualquier tipo de negocio.
Sigue leyendo para conocer las ventajas que obtendrás al tener la documentación en la nube.
Asegura la confidencialidad
La primera ventaja que debes conocer acerca de tener la documentación en la nube para el área de recursos humanos, es que podrás tener asegurada la confidencialidad de la información de la organización.
En la actualidad, la gran mayoría de los software de recursos humanos aportan el beneficio de tener la información protegida, ya que solo pueden tener acceso los miembros autorizados de la compañía.
He aquí que al estar asegurada su confidencialidad no podrá ser divulgada a terceros fuera de la empresa, además podrás controlar quién la usa y quien no.
Ayuda a la ágil búsqueda y gestión
Otras de las ventajas que te ofrece tener la documentación en la nube es la búsqueda y la gestión de la información de manera fácil y rápida. De esta manera los empleados no perderán tanto tiempo en las tareas relacionadas con la búsqueda de datos en el momento que lo necesiten.
Al estimular la búsqueda ágil podrás ver un incremento de la productividad de cada trabajador y ver cómo cada uno puede ser mucho más eficaz en el cumplimiento de sus tareas.
La razón por la que esto ocurre, es debido a que la información se ubica en un mismo espacio y todos los colaboradores tendrán acceso a ella en la medida en la que la requieran.
Evita pérdida de documentación
Cuando apuestas por la digitalización de la información y lo haces con la implementación de un software de recursos humanos, una de las ventajas más atractivas es que evitarás la pérdida de la documentación.
Al momento de iniciar la transición de la documentación física a la digitalización, comienzas pasando la información que tengas en el momento. Luego será almacenada en un espacio digital y estará clasificada con un orden.
Por último; la nueva información que vaya entrando no reemplazará a la anterior, de igual manera al momento de la implementación, podrás establecer los criterios de clasificación de los archivos para no sobreescribirlos.
Un plus, ayuda a ahorrar espacio en oficina
Algo que no suele mencionarse, pero igual es un aspecto relevante, es el hecho de que al momento de tener la documentación en la nube en el área de recursos humanos podrás ahorrar espacio en la oficina.
Desde el momento que apuestas por la digitalización de la información, una de las cosas que harás es la despapelización. Por lo que ya no necesitarás la documentación en físico y como consecuencia esta ya no ocupará espacio.
Esto no solo impacta en el espacio físico, también podrás ahorrar en el costo de papelería e impresión.
Conclusiones
Como hemos visto a lo largo de este artículo tener la documentación en la nube trae muchas ventajas. La tecnología te permitirá proteger la información, acceder a ella de manera fácil y rápida, ahorrar en costos de papelería y en espacio físico.
Una solución como Humanage de Cardinal Systems se presenta como la herramienta ideal para que comiences a tener la documentación almacenada en la nube y sacar el mayor beneficio para tu organización.
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