Automatizar tareas en Recursos Humanos es de las decisiones más inteligentes que se puedan hacer en una organización. Permite liberar el talento de una variedad de tareas repetitivas y previsibles, pero su impacto va más allá.
Para implementar este proceso, se requiere la tecnología. Existen múltiples software diseñados para simplificar tareas de contratación, onboarding o la liquidación de sueldos, por ejemplo.
Aprovechar el tiempo, es otra razón por la que las empresas desean automatizar tareas en Recursos Humanos. Pero ¿tu organización realmente necesita de un sistema de gestión como el que mencionamos? Luego de leer 5 de los beneficios de automatizar los procesos de todo el departamento tendrás la respuesta.
¿Por qué es importante automatizar tareas?
Los departamentos de Recursos Humanos realizan muchos procesos: solicitudes vía mail o whatsapp, que se gestionan de manera orgánica; numerosas planillas de excel e información en papel que termina perdida o se encuentra duplicada.
Esta ineficiencia perjudica a los trabajadores del departamento en su desempeño, pero también los mantiene en una constante presión; al tener que revisar tareas que ya habían sido ejecutadas o que no se han culminado y en algunos casos, se tienen que repetir.
Como resultado, se ofrece una mala atención hacia el resto de los empleados, colaboradores y actores vinculados a los servicios de Recursos Humanos, que deben estar al pendiente de sus solicitudes y no obtienen respuestas de forma expedita.
Por tanto, la importancia de automatizar tareas en Recursos Humanos radica en la eficiencia de los procesos, pero también en la imagen de la empresa.
Ahora imagina cuánto puedes mejorar el trabajo de tus equipos de Recursos Humanos si parte de esas responsabilidades se eliminan gracias a la automatización.
Para que tengas una idea, te enlistamos algunos procesos básicos automatizables en Recursos Humanos:
- Reclutamiento y Selección de personal.
- Inducción de nuevo personal.
- Evaluación de rendimiento.
- Solicitud de vacaciones.
- Emisión de recibos de nómina.
- Aviso de ausencia imprevista.
- Cambios en el cargo del empleado.
- Solicitud de baja.
Las tareas que pueden ser gestionadas con un software de automatización son muchas. Ya mencionamos algunas ventajas, acá te precisamos 5 beneficios de automatizar tareas en RRHH.
5 Beneficios de automatizar tareas en Recursos humanos
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Optimiza procesos
Por un lado, depura las funciones del talento y baja la carga de trabajo. En otras palabras, simplificas procesos realizados por el personal que son repetitivos y tediosos, lo que reduce errores.
De esta manera, al automatizar ciertos flujos de trabajo de RRHH la intervención del personal es puntual. En adelante, procesar las solicitudes y los procesos que se rigen por parámetros ya establecidos en una plataforma, será sencillo.
Para los gestores de talento esto representa también un ahorro de costes en trámites, que de manera tradicional resultan por demás, engorrosos. Reduces el uso de papel y las impresiones, así como el costo de envío de documentos en físico.
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Disminuye la pérdida de tiempo
Imagina hacer un proceso de onboarding de manera automatizada. El proceso de incorporación de empleados no sólo es expedito, también mejora la experiencia de los trabajadores.
Igual pasa con el offboarding, al tener toda la información parametrizada del empleado, sabrás exactamente qué hacer, cuando se presente una renuncia o despedido.
Vamos más allá. Cuando tienes a un equipo de recursos humanos liberado de tareas administrativas, trámites y papeleo, puedes diseñar estrategias para la resolución de reclamos o mejorar la atención.
Atender personalmente a la persona que tiene necesidades particulares y que pueden afectar su desempeño; aporta valor a la organización.
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Aumenta la productividad en el área de Recursos Humanos
Parte importante de automatizar tareas en Recursos Humanos es la oportunidad que tienen los empleados de crecer. Erradicar tareas administrativas y monótonas, permite ser más creativos y resolutivos, por ende más productivos.
Para cualquier empresa, los datos son importantes, pero también es importante poder hacer su seguimiento, recopilarlos y analizarlos. La automatización de RRHH permite hacer precisamente eso.
Te permite comprobar si existen tendencias claras para que puedas redactar informes sobre lo que se ha descubierto. Una vez hecho esto, podrás optimizar los procesos y corregir los fallos utilizando dichos datos.
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Mejora la seguridad
Cuando cuentas con un sistema digital que automatiza los flujos de trabajo, aumenta la fiabilidad de los resultados. Los procesos automatizados aseguran que las tareas se cumplan y se ejecuten en secuencia, conforme a lo establecido.
Reducir la tasa de errores humanos es vital en un departamento que trabaja con datos personales. Pero, además los programas de automatización ofrecen seguridad a la información, al poder hacer respaldo de información y contar con un sistema de protección de datos.
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Permiten afianzar la transformación digital de la empresa
Si bien la automatización de tareas en Recursos Humanos se ve mayormente enfocada a lo administrativo, también se extiende a otras tareas que sirven a las distintas áreas de la organización y que permite entender el alcance de la tecnología.
Por ejemplo, la supervisión del tiempo laboral y la asistencia, es percibida claramente por el empleado como parte de su responsabilidad. Esto va permeando en las distintas áreas de la organización para aceptar la automatización como un factor de apoyo en la gestión de información y documentos.
Si tu empresa se vió obligada a adoptar sistemas digitales a raíz de la pandemia, puede que la improvisación allá afectado la comprensión y aceptación de herramientas que apoyan la gestión del trabajo. De ahí, que sea clave que el personal de Recursos Humanos tenga la oportunidad de establecer una gestión digitalizada y eficiente.
Conclusiones
Contar con un sistema que permita automatizar tareas en Recursos Humanos es sin duda una inversión que favorece de múltiples formas a tu organización. La seguridad de información sensible, la eficiencia en los procesos, la personalización en el trato, ahorro de tiempo y productividad son beneficios claros de ello.
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