La transformación enfocada a despapelizar en RR. HH. se ha convertido en una prioridad esencial para las organizaciones de todos los tamaños.
La tradicional dependencia de documentos físicos no solo resulta ineficiente, sino también insostenible, tanto desde una perspectiva ambiental como operativa.
En este contexto, el concepto de “despapelizar” implica digitalizar archivos y adoptar estrategias promotoras de una gestión respetuosa con el medio ambiente.
Ventajas de despapelizar en RR. HH.
La despapelización en Recursos Humanos ofrece una serie de ventajas significativas que mejoran tanto la eficiencia operativa, como la sostenibilidad de la organización.
En primer lugar, permite un acceso rápido y fácil a la información necesaria, reduciendo el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos físicos.
Mediante la implementación de software de gestión de RR. HH. es posible abordar áreas relacionadas con la nómina, entre otras, liberando tiempo para actividades estratégicas.
Ahorro de tiempo y recursos
Procesos como la gestión de nóminas, el seguimiento de ausencias y la administración pueden ser automatizados, sin la necesidad de realizar tareas manuales repetitivas.
La eliminación del papel y otros suministros de oficina (tinta, carpetas, archivadores) reduce significativamente los costos directos asociados con estos materiales, aportando:
- Menor espacio de almacenamiento
- Mejora en la productividad
- Sostenibilidad ambiental
Mejora en la organización y acceso a la información
La despapelización en Recursos Humanos trae consigo una notable mejora en la organización y acceso a la información. Estos beneficios se manifiestan de varias maneras y optimizan la gestión y el uso de datos dentro de la organización.
- Centralización de datos en una única plataforma en tiempo real con acceso remoto.
- Clasificación y etiquetado para una organización más estructurada.
- Análisis y reportes detallados
Reducción del impacto ambiental
La despapelización en los departamentos de Recursos Humanos contribuye significativamente a la reducción del impacto ambiental de una empresa.
Uno de los aspectos más resaltantes es la reducción del consumo de papel, ayudando a conservar bosques y hábitats naturales.
Otro elemento a considerar es la emisión de CO2. Al disminuir el uso de papel, se reducen estas emisiones, contribuyendo a la lucha contra el cambio climático.
Pasos para iniciar el proceso de despapelización
Iniciar el proceso de despapelización en el departamento de Recursos Humanos requiere una planificación cuidadosa y la implementación de varias etapas clave:
- Realizar un inventario detallado de documentos y procesos actuales.
- Elegir una solución de gestión documental que permita digitalizar, almacenar y gestionar documentos de manera eficiente.
- Adquirir equipos de alta calidad para manejar grandes volúmenes de documentos.
Evaluación de la situación actual
Este análisis permite identificar áreas más beneficiadas de la digitalización y establecer una base sólida para la planificación y ejecución de la transición.
Para ello es necesario categorizar los documentos según su importancia y necesidad de acceso.
A través de procedimientos como diagramas, análisis de costos, entre otros, se identifican puntos en los que el uso de papel ralentiza los procesos.
Implementación de soluciones tecnológicas
Este proceso implica la selección, configuración e integración de herramientas digitales que permitan la gestión eficiente de documentos y procesos sin papel.
Es imperativo investigar y evaluar las diferentes soluciones tecnológicas disponibles en el mercado y seleccionar las que se adapten a las necesidades de la empresa.
Esto incluye sistemas de gestión documental, herramientas de firma digital, plataformas de colaboración y software de automatización de flujos de trabajo.
Capacitación del equipo en nuevas herramientas
Un programa de capacitación bien diseñado asegura que todos los empleados estén equipados con las habilidades y conocimientos necesarios, para utilizar eficazmente las nuevas tecnologías.
Basándose en la evaluación, se determinan las necesidades de capacitación específicas para cada rol dentro del departamento de RR. HH..
Esto puede incluir el uso de software de gestión documental, herramientas de firma digital, escáneres y plataformas de colaboración.
Herramientas digitales para una oficina sin papel
Las herramientas digitales ayudan a reducir el uso de papel y mejoran la eficiencia, la colaboración y la sostenibilidad en el lugar de trabajo.
Te mostramos algunas que pueden ser útiles para una oficina sin papel:
- Sistemas de gestión documental para almacenar y compartir documentos de forma digital y realizar firmas electrónicas.
- Aplicaciones como Adobe Scan, que convierten fácilmente documentos físicos en archivos digitales.
- Plataformas de colaboración como Microsoft Teams o Slack para la interacción en tiempo real.
Sistemas de gestión documental
Los departamentos de Recursos Humanos enfrentan el desafío de gestionar grandes volúmenes de información de manera eficiente y sostenible.
Los sistemas de gestión documental permiten la digitalización, almacenamiento, organización y recuperación de documentos de manera electrónica, facilitando el acceso rápido a la información.
Además ofrecen funcionalidades avanzadas como la automatización de flujos de trabajo y la integración con otros sistemas empresariales.
Almacenamiento en la nube
La transición de procesos basados en papel a soluciones digitales promueve la sostenibilidad y la agilidad en la gestión de información.
En este contexto, el almacenamiento en la nube es una herramienta imprescindible en el proceso de despapelización, ofreciendo una solución segura.
Su función es permitir el acceso a los datos de forma remota a través de internet. De esta forma se elimina la necesidad de mantener archivos físicos o depender de infraestructuras locales.
Humanage como aliado en la despapelización de RR. HH.
La despapelización es un proceso continuo que requiere compromiso y adaptabilidad en el mundo empresarial.
¿Cómo se convierte Humanage en el mejor aliado para esta transición?
- Con una plataforma segura, de fácil manejo y acceso a la información digital desde cualquier dispositivo móvil.
- Automatizando los procesos de Recursos Humanos para fomentar la productividad.
- Aportando ahorros significativos en almacenamiento, logística y tiempo.
Con la implementación de la plataforma de Humanage, la ONG Fundación Banco de Alimentos, logró digitalizar sus procesos de Recursos Humanos.
Dedicada a mejorar la nutrición y evitar desperdicios de alimentos, ahora invierte tiempo y recursos en su capital humano y no en papeleo.
Conclusiones
Hemos explorado diversas estrategias para despapelizar en RR. HH., desde la implementación de sistemas de gestión documental hasta la capacitación del equipo en nuevas tecnologías.
Al adoptar estrategias y herramientas digitales, las organizaciones mejoran sus procesos internos y contribuyen significativamente a la reducción del impacto ambiental, promoviendo prácticas empresariales responsables.
Por ello, Humanage es el aliado perfecto para la digitalización de procesos de Recursos Humanos y promover una cultura más sostenible en tu empresa.
Quizás te interese:
Gestión de la información: Software de gestión de documentos para RR. HH.
9 herramientas tecnológicas, descubre cómo mejorar los procesos de tu empresa
Humanage: Tu aliado para construir una marca empleadora de excelencia
Comentarios recientes