La gestión de RRHH equilibra la administración de la información y el legajo digital en 2025 seguirá siendo un aliado para lograrlo.
Este sistema, que centraliza toda la documentación laboral de los empleados, reduce los costos asociados al almacenamiento físico, mejorando la accesibilidad y la seguridad.
Hoy conoceremos cómo esta herramienta está redefiniendo la gestión de personal, su impacto y las tendencias que anticipan su evolución en los próximos años.
¿Qué es el legajo digital y por qué es importante para RRHH?
El legajo digital es una plataforma que permite gestionar de manera electrónica toda la información y documentación laboral de los empleados en una organización.
Incluye datos personales, contratos, certificaciones, evaluaciones de desempeño o licencias, almacenados en formatos seguros, accesibles y centralizados.
Beneficios del legajo digital frente al formato tradicional
El legajo digital ofrece ventajas significativas frente al formato tradicional en papel, transformando la gestión de la información. Entre los principales beneficios se destacan:
- Accesibilidad y disponibilidad de la documentación.
- Ahorro de espacio y costos asociados al almacenamiento físico.
- Eficiencia operativa en los procesos.
- Seguridad y respaldo con medidas como encriptación y acceso.
- Cumplimiento normativo.
- Sostenibilidad al eliminar el uso de papel.
Ahorro de tiempo y optimización de procesos en la gestión documental
El legajo digital en 2025 es una solución que revoluciona la gestión documental, reduciendo significativamente tiempo y recursos para manejar la información de los empleados.
Este sistema permite la automatización y digitalización de procesos que, en su formato tradicional, implican tareas repetitivas, manuales y susceptibles a errores.
Claves para implementar el legajo digital en tu empresa
La implementación del legajo digital en una empresa requiere una planificación cuidadosa y un enfoque estratégico para asegurar una transición fluida y efectiva.
Las claves para lograrlo incluyen:
- Diagnóstico inicial y planificación.
- Selección de un software fácil de usar y adaptable.
- Digitalización de documentos existentes.
- Capacitación del personal.
- Ajustes para corregir posibles problemas.
- Monitoreo y mejora continua.
Digitalización de la información: el primer paso hacia la eficiencia
La digitalización de la información es el punto de partida fundamental para cualquier estrategia de modernización y optimización en las organizaciones.
Este proceso consiste en transformar la documentación en papel, como contratos, hojas de vida y registros, en archivos digitales almacenados de forma segura y centralizada.
Seguridad y acceso controlado de los datos personales de los empleados
Los sistemas de legajo digital permiten implementar controles de acceso personalizados, asegurando que solo personas autorizadas puedan consultar o modificar información sensible.
Cómo Humanage facilita la gestión del legajo digital
Humanage representa un papel fundamental en la implementación y gestión eficiente de la información, al ofrecer soluciones tecnológicas y servicios especializados.
Nuestro enfoque en la automatización de procesos permite optimizar tareas repetitivas, como validación de documentos y actualización de registros, ahorrando tiempo y reduciendo errores humanos.
En Humanage sabemos que la implementación del legajo digital en 2025, se convertirá en el recurso estratégico para potenciar la sostenibilidad de tu organización.
Notificación de pendientes para todos los empleados
Una clave de funcionalidad que ofrece una plataforma digital enfocada al legajo digital en 2025, es la notificación automática de pendientes para los empleados.
Este módulo funciona como recordatorio proactivo y puede informar a un empleado sobre actualizar o completar información faltante en su legajo, mediante distintos canales.
Segmentación avanzada en búsqueda de información
La segmentación avanzada es la capacidad de organizar datos y filtrar información utilizando criterios específicos y combinaciones de ellos.
Esta funcionalidad resulta crucial en entornos donde la cantidad de información es extensa y la eficiencia en la gestión de datos puede marcar la diferencia.
Gestión de licencias y períodos de vigencia
El legajo digital facilita la actualización automática de los saldos disponibles de días de licencia, permitiendo acceder a la información de forma instantánea, evitando malentendidos.
Aprobación de vacaciones simplificada
Esta funcionalidad permite a los empleados gestionar sus períodos de descanso y a los responsables de RRHH aprobar o rechazar las solicitudes de manera transparente.
Los empleados pueden realizar solicitudes de vacaciones directamente desde la plataforma digital, seleccionando las fechas deseadas.
Otras ventajas del legajo digital para el área de RRHH
El legajo digital ofrece una serie de ventajas significativas para el área de Recursos Humanos, que van más allá de la simple digitalización de documentos. Veamos algunas a continuación:
- Reducción de la carga administrativa de RRHH.
- Accesibilidad remota y en tiempo real.
- Integración con otros sistemas de RRHH.
- Mejora en la experiencia del empleado.
- Facilitar la escalabilidad organizacional, sin perder eficiencia.
Reducción de errores y aumento en la precisión de los registros
Al eliminar la gestión manual de documentos, se minimizan errores comunes en sistemas desactualizados y se evita la dispersión de registros en múltiples ubicaciones.
Mayor visibilidad y control sobre la información de los empleados
El legajo digital proporciona una visibilidad y control significativamente mayores sobre la información, al centralizar todos los datos relevantes en una única plataforma accesible.
Adicionalmente, mejora el control al establecer permisos de acceso según roles, lo que significa que solo las personas autorizadas pueden ver o modificar ciertos datos.
Caso de éxito: Digitalización de procesos de Recursos Humanos
Aeropuertos Argentina 2000, el mayor operador privado de terminales aéreas de Argentina y del mundo, implementó el módulo de recibos digitales y el legajo digital a sus operaciones.
Frente a la pregunta de los cambios que notó la organización luego de la implementación, Lorena Landaburu, Gerente de Recursos Humanos nos comenta:
“Desde que implementamos la plataforma de Humanage, hemos encontrado la mayoría de las soluciones digitales y los empleados están familiarizados con la herramienta”.
Conclusiones
El legajo digital en 2025 se presenta como una herramienta esencial para la transformación de la gestión de recursos humanos.
Al integrar la digitalización en sus procesos, las organizaciones optimizan la administración de la información de los empleados y mejoran la seguridad de los datos.
Contar con la plataforma de Humanage, te permite transformar la gestión de RRHH, dando el primer paso hacia la eficiencia
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