El ahorro de papel en las empresas ha sido uno de los puntos de interés más importantes en los últimos años. La razón de esto es la cantidad de beneficios que genera y sobre todo el impacto a nivel de crecimiento de la organización.
Es fundamental para el área de recursos humanos tomar este asunto con gran relevancia e implementar las acciones necesarias para poder reducir el consumo del papel dentro de la compañía.
Por otro lado, para lograr generar un ahorro de consumo sobre este recurso existen una serie de recomendaciones que encontrarás en esta guía. Te invitamos a seguir leyendo para conocer de qué manera puedes reducir el uso del papel.
Menos papel, más medio ambiente
El primer aspecto que debes considerar al momento de implementar el ahorro de papel es tener presente que se hace como objetivo general para la contribución y mantenimiento del medio ambiente.
Ten presente que es un deber social y ambiental mantener un consumo responsable y que este debe ser reducido a lo mínimo. De esta manera, estarás contribuyendo como empresa a que otras compañías se sumen a este movimiento.
Algunas de las razones por las que muchas empresas no se han sumado al ahorro de papel es producto del desconocimiento del impacto sobre el consumo del mismo. Otras organizaciones no saben cuánto consumen en papel y cómo reducir su consumo.
Ante esto, es importante manejar a nivel interno el conocimiento necesario para lograrlo. Es deber de recursos humanos implementar las políticas necesarias. Algunas de estas acciones pueden ser:
- Promover una nueva cultura de ahorro y optimización de recursos más allá del consumo de papel.
- Implementación de herramientas tecnológicas que reemplacen el consumo del papel reduciendo su uso.
- Disminuir el stock en papel y demás artículos de impresión.
- Realizar encuentros y formaciones con el equipo de trabajo para que entiendan la importancia del ahorro de papel.
Ahora que conoces la importancia de disminuir el consumo de papel, es importante que conozcas la manera para implementar el ahorro de papel. En esta guía hemos preparado una serie de pasos para lograrlo de manera exitosa. Sigue leyendo para conocer más.
¿Cómo implementar el ahorro de papel en tu empresa?
Como hemos visto al inicio de esta guía el ahorro de papel es un aspecto importante para cualquier empresa, más en estos tiempos. Entendiendo el peso que tiene no solo en el impacto ambiental si no también en los costos de la empresa, es necesario tomar acciones.
Un aspecto que debes tener muy presente es el hecho de que el ahorro es un proceso escalonado y que toma una serie de decisiones y acciones para poder implementarlo de manera exitosa.
Algunas de las acciones que estaremos viendo requieren de herramientas tecnológicas, otras tienen que ver con decisiones en el día a día. Lo importante es que éstas puedan darse y ser implementadas poco a poco.
Imprime lo necesario
La primera acción que debes tener en cuenta es el hecho de imprimir solo lo necesario para el negocio, algo que suele verse mucho es el exceso de impresión de material innecesario. Inclusive se ve un gran número de información descartable que está siendo usada en papel.
La impresión de documentos debe ser destinada a aquella información que es de mucha importancia y que aporta al crecimiento del negocio. Resulta vital evitar imprimir datos o informes poco relevantes o no usar hojas recicladas.
Este último aspecto es importante, ya que es muy común ver en las empresas que muchos de los empleados imprimen información que podría ser un borrador y además no aprovechan al máximo el recurso imprimiendo en ambos lados o usando material descartado.
Aplica formularios digitales
Un recurso muy importante para disminuir el consumo del papel por parte de la empresa es el uso que se le da a los formularios, estos en vez de ser usados en físico, es decir, en papel podrían ser reemplazados por formularios digitales.
En la actualidad existen varias herramientas y muchas de ellas gratuitas para responder a esta necesidad, en algunos casos algunas de estas soluciones pueden ser integradas a otras herramientas como el código QR o sistema de almacenamiento en la nube.
De esta manera, no tendrás que preocuparte por factores como el almacenamiento de forma manual y los usuarios podrán acceder desde cualquier dispositivo a la información que les interese.
Evita el correo de papel
Esta herramienta no suele verse tanto, sin embargo en muchas empresas siguen implementando el uso del correo de papel para enviar telegramas o información relevante del negocio a sus clientes o por aspectos legales y contables.
Este es un factor determinante para fomentar el ahorro de papel evitando al máximo el uso de este recurso. Estamos en la era donde la comunicación y la información es enviada por medio de canales electrónicos.
Por lo que puedes reemplazar el correo de papel por el correo electrónico y sacar más ventaja a este recurso, mejorando los tiempos de entrega y ahorro de dinero, así como de materiales.
Rastrea la huella de impresión personal en tu oficina
Un aspecto que muchas empresas dejan de lado, es medir y rastrear la huella de impresión del personal en la oficina. Como mencionamos anteriormente, suele verse muy poca responsabilidad al momento de administrar el uso del papel en las compañías.
Es importante identificar que tipo de uso le dan a la impresión el personal y a que destinan estos recursos, una vez que lo conozcas puedes tomar medidas para reducir la cantidad de impresiones
Además, el área de recursos humanos debe asegurarse de medir la cantidad de recursos destinados a la huella de impresión. De esta forma, crearás una conciencia entre tus colaboradores de la importancia de minimizar el consumo del papel para contribuir en la mejora del medio ambiente.
Organiza tus archivos digitalmente
La implementación y contratación de una herramienta digital que permita almacenar digitalmente la documentación, es una de las decisiones más importantes para tu empresa.
En este contexto, adquirir un sistema de gestión documental o un software de recursos humanos son las mejores opciones.
Al momento de tomar la decisión, considera aspectos como la integración con diversos dispositivos, la capacidad de almacenamiento en la nube y el proceso de despapelización de la compañía.
Con nuestro software Humanage by Cardinal Systems, podrás no solo iniciar el proceso de despapelización de la información, también podrás agilizar diversas gestiones como, la confección de recibos de sueldos y el trabajo colaborativo, entre múltiples funciones.
Compra papel reciclado
Como última recomendación, te recomendamos la compra de papel reciclado en vez de resmas de papel nuevas. Esta opción de trabajar con papel que ya han sido utilizadas genera un menor impacto negativo al medio ambiente.
Por otro lado, no olvides que al comprar papel nuevo se contribuye a aumentar el daño al planeta. Para que tengas una idea del nivel de consumo, por cada tonelada de papel se necesitan al menos 17 árboles.
Ante esto, la opción del papel reciclado es un recurso más que recomendable para aquellos negocios que dependen en un alto grado del uso de papel.
Podemos ayudarte
Como hemos visto a lo largo de esta guía es importante tomar acciones para el ahorro de papel en tu empresa, de esta manera podrás no solo contribuir con el medio ambiente, sino que también ayudarás a la empresa en el ahorro de costos.
Contamos con un equipo especializado en este tipo de asuntos en Cardinal Systems. Con la implementación de Humanage podrás acceder a una serie de beneficios para tu negocio.
Con la adquisición de esta solución, no solo ahorras recursos, también podrás respaldar toda la información de tu negocio, impulsar el trabajo en equipo y ahorrar tiempo en los procesos internos de tu compañía.
Además, tu equipo será más productivo y pueden enfocarse en tareas más creativas que aporten al crecimiento de tu negocio.
Somos especialistas en materia de paperless y conocemos toda la metodología para ayudar a tu negocio a seguir creciendo. Impulsa la digitalización de tu negocio con nuestras valiosas soluciones.
Conclusión
El ahorro de papel es un aspecto imprescindible en estos tiempos para cualquier empresa que busca crecer y adaptarse a la nueva realidad. Esto implica la implementación de soluciones que aporten al reciclaje y optimización de los recursos.
En Cardinal Systems conocemos la vía para hacerlo, además contamos con Humanage, nuestra solución creada para impulsar la gestión de la información principalmente desde el área de recursos humanos.
Gracias a este valioso recurso podrás manejar la documentación laboral de una manera más efectiva, centralizada, rápida y productiva. Impulsando otros aspectos de tu negocio y sin depender del papel.
Contáctanos para conocer más sobre estas soluciones.
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