La seguridad de los datos en Recursos Humanos, donde la información laboral de los empleados está cada vez más digitalizada, es un aspecto considerablemente importante.
Desde registros financieros hasta datos médicos, RRHH maneja una gran cantidad de información sensible que, si no está debidamente protegida, puede ser vulnerable a amenazas.
En este artículo explicaremos claves para optimizar esa protección, desde la adopción de tecnologías seguras hasta la capacitación del personal en prácticas de ciberseguridad.
Seguridad de los datos en RRHH: Principios fundamentales
En el contexto de RRHH, aplicar los principios fundamentales de la ISO 27001 resulta vital para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos.
Estos principios abarcan varios aspectos clave como:
- Integridad de datos exactos y actualizados.
- Confidencialidad mediante controles de acceso.
- Disponibilidad de la información.
- Minimización de datos innecesarios.
- Transparencia en mecanismos de acceso.
- Cumplimiento normativo.
- Gestión de riesgos ante amenazas potenciales.
- Capacitación de empleados.
Importancia de la confidencialidad en los datos de empleados
La información personal, como detalles financieros, registros médicos, y datos sobre el desempeño laboral, es extremadamente sensible y debe ser manejada con el máximo cuidado.
La confidencialidad en los datos de los empleados no solo es una obligación legal y ética. También es esencial para mantener la confianza, proteger la integridad de la información y promover un ambiente de trabajo seguro y respetuoso.
Riesgos comunes en la gestión de datos de RRHH
La falta de controles de acceso bien definidos puede facilitar que personas sin las credenciales necesarias accedan a información confidencial, poniendo en peligro la privacidad.
Otros riesgos importantes son la integridad de los datos y el cumplimiento normativo. No seguir adecuadamente las regulaciones, puede resultar en sanciones legales y dañar la reputación de la empresa.
Implementación de protocolos de seguridad de los datos
Estos protocolos establecen procedimientos y controles para garantizar que la información esté protegida frente a accesos no autorizados, modificaciones indebidas o pérdidas accidentales.
Un primer paso en su implementación es la identificación de los riesgos potenciales y la clasificación de los datos según su nivel de sensibilidad.
Desarrollo de políticas de acceso y uso de datos
Estas políticas definen quién puede acceder a los datos, cómo se utilizan y qué controles deben aplicarse para garantizar su protección.
Las políticas deben basarse en el principio de “mínimo privilegio” y otorgar los permisos necesarios para cumplir con las tareas específicas de cada puesto.
Formación del personal en seguridad de datos
La formación debe enseñar a los empleados cómo reconocer amenazas comunes, como correos electrónicos fraudulentos (phishing) o intentos de ingeniería social, frecuentemente utilizadas por cibercriminales.
Simplificando la implementación de protocolos seguros con Humanage
Al digitalizar y automatizar los procesos que antes dependían de documentación física, las empresas pueden garantizar una mayor seguridad en el manejo de información sensible.
Implementar la despapelización con Humanage, establece una estructura digital más segura, cifrando la información y permitiendo controlar quién puede acceder.
Tecnologías esenciales para la seguridad de los datos en RRHH
Una de las herramientas es el cifrado de datos, tanto en reposo como en tránsito, asegurando que la información sea ilegible para usuarios no autorizados.
Otra tecnología es la autenticación multifactor, que agrega una capa adicional de seguridad, exigiendo múltiples formas de verificación, antes de conceder acceso a los sistemas.
Herramientas de encriptación y su rol en RRHH
La encriptación asegura que la información sea accesible únicamente para personas autorizadas, incluso si los datos caen en manos equivocadas. Aquí se detallan algunas de las herramientas de encriptación más importantes y su rol en RRHH:
- Encriptación en discos duros mediante conversión de datos.
- Encriptación de archivos individuales.
- Encriptación de correo electrónico y archivos adjuntos.
- Encriptación de datos en tránsito con protocolos como TLS.
- Encriptación de copias de seguridad recuperables después de un incidente de pérdida.
Monitoreo y auditoría de la seguridad de los datos
El monitoreo implica la supervisión constante, mediante el uso de sistemas de detección y prevención de intrusiones que identifican comportamientos potencialmente peligrosos.
Las auditorías Internas incluyen evaluaciones periódicas por los equipos de TI y las externas son conducidas por entidades independientes identificando el estado de la seguridad.
Humanage: Garantizando la seguridad a través de tecnología avanzada
En términos de seguridad, Humanage cuenta con medidas avanzadas, protegiendo información sensible contra accesos no autorizados.
A través de su plataforma se identifican registros de actividad de patrones inusuales, permitiendo una respuesta rápida para mitigar riesgos.
Entre las funciones de su plataforma, encontramos múltiples beneficios como:
- Actualización de archivos y documentos en un servidor protegido.
- Procesamiento y gestión segura de archivos de empleados.
- Configuración de la automatización de tareas.
- Almacenamiento seguro de documentación legal.
- Integración con otras plataformas.
- Control de accesos y permisos mediante roles.
Evaluación y mejora continua de la seguridad de los datos
La evaluación de la seguridad de los datos comienza con la realización de análisis de riesgo regulares, que permiten identificar vulnerabilidades en los sistemas actuales.
A partir de estos hallazgos, se ajustan las políticas de seguridad para abordar las debilidades identificadas y proteger mejor la información sensible de los empleados.
Auditorías periódicas y su importancia
Las auditorías proporcionan una revisión sistemática y objetiva de los controles de seguridad, permitiendo a las organizaciones abordar vulnerabilidades, antes de que puedan ser explotadas.
Una de sus principales ventajas es que garantizan que los sistemas y procesos sigan siendo efectivos, a medida que la tecnología y las amenazas evolucionan.
Actualización de políticas de seguridad
En el ámbito de Recursos Humanos, es esencial que las políticas de seguridad se adapten a los cambios tecnológicos y a las nuevas amenazas cibernéticas.
Por ejemplo, la proliferación de ataques de ransomware o nuevas técnicas de phishing, requiere ajustes de medidas adicionales de protección y respuesta ante incidentes.
Cómo Humanage facilita la mejora continua en la seguridad de RRHH
La transición hacia un entorno digital seguro proporciona una base sólida para enfrentar los desafíos de seguridad de datos en constante evolución.
La implementación de la plataforma de Humanage en RRHH facilita una mejora continua, reduciendo riesgos físicos, mejorando controles de acceso y asegurando el cumplimiento normativo.
Muchas empresas han logrado modernizar con éxito sus procedimientos hacia la gestión de contratos. Tal es el caso de AAARBA cuyas metodologías transformaron la forma de acceder a la información, agilizando el flujo de sus procesos de documentación.
Esto demuestra el impacto positivo de la adopción de soluciones digitales en las organizaciones.
Conclusiones
La seguridad de los datos en RRHH no es solo una cuestión técnica, sino también un desafío que involucra cultura organizacional y responsabilidad compartida.
Invertir en herramientas de seguridad y proteger la información, son pasos clave para asegurar el futuro de las organizaciones, en entornos cada vez más digitalizados.
En este sentido, Humanage te ofrece la tranquilidad de transformar los procesos de RRHH con seguridad, trazabilidad y eficiencia.
Haz el cambio hacia una gestión de datos más segura y eficiente. Tu equipo y tus datos estarán en buenas manos. ¡Contáctanos para contarte mucho más!
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