En un entorno cada vez más regulado, el compliance en RRHH exige procesos sólidos para documentar correctamente contrataciones, evaluaciones y todo tipo de registros laborales.
La falta de control sobre estos documentos puede derivar en sanciones, conflictos legales y pérdida de confianza dentro de la organización.
Por ello, hoy conoceremos cómo una gestión documental eficiente protege a la empresa y contribuye a una cultura organizacional alineada con las normativas vigentes.
¿Qué implica el compliance en la gestión documental de RRHH?
El compliance en RRHH en la gestión documental implica seguir procesos que aseguren el respeto a las normativas laborales, fiscales y de protección de datos.
Esto abarca la correcta administración y almacenamiento de documentos como contratos, legajos, registros de jornada, capacitaciones y evaluaciones de desempeño, asegurando confidencialidad e integridad.
Un enfoque adecuado minimiza riesgos legales y evita sanciones, además de contribuir a una gestión más eficiente, transparente y alineada con las mejores prácticas empresariales.
Importancia del cumplimiento normativo
Una administración documental adecuada protege tanto a la organización como a los empleados, asegurando que todos los procesos se realicen conforme a la ley.
Además, fortalece la transparencia y la confianza dentro de la empresa, optimizando la toma de decisiones y reduciendo la exposición a litigios o inspecciones regulatorias.
Riesgos de no tener un control documental eficiente
La falta de un control documental eficiente en Recursos Humanos puede generar múltiples riesgos, desde sanciones legales hasta problemas operativos y reputacionales.
Algo que podría afectar seriamente la imagen y credibilidad de una empresa es el incumplimiento de normativas laborales y fiscales. Esto puede derivar en multas o litigios costosos.
Sin una gestión adecuada, la organización queda expuesta a auditorías fallidas, conflictos con empleados y vulnerabilidades en la protección de datos personales.
Documentos clave que deben estar siempre actualizados
Ya hemos visto que en la gestión documental, mantener actualizados ciertos documentos clave es esencial para cumplir con la normativa y evitar riesgos legales.
Entre ellos, destacan los contratos laborales, asegurando que reflejan las condiciones vigentes de cada empleado y los registros de asistencia y control de jornada.
También es clave mantener actualizadas las certificaciones y capacitaciones de los empleados, así como las evaluaciones de desempeño, para evitar posibles reclamos a futuro.
Finalmente, los documentos relacionados con seguridad social, recibos de sueldo, aportes y declaraciones juradas, deben estar correctamente archivados y accesibles en caso de auditoría.
¿Cómo organizar y gestionar el legajo digital de los empleados?
Lo primero es definir una estructura clara, organizando documentos por categorías como datos personales, contratos, registros de asistencia, evaluaciones de desempeño, capacitaciones y beneficios.
Es recomendable utilizar un software de gestión documental que permita el almacenamiento seguro y facilite la búsqueda de información a través de filtros y etiquetas.
La seguridad es primordial y se deben establecer permisos de acceso según niveles de confidencialidad. Así se asegura que solo el personal autorizado pueda consultar o modificar ciertos documentos.
Contratos y acuerdos laborales
Los contratos y acuerdos laborales son documentos esenciales dentro del legado digital de los empleados, ya que establecen las condiciones de la relación laboral. Su función es respaldar legalmente la información, en caso de inspecciones o auditorías.
Mantenerlos actualizados es crucial para reflejar cambios en las condiciones de trabajo, ascensos, modificaciones salariales o nuevas responsabilidades.
Un eficiente compliance en RRHH de estos documentos en digital, permite un acceso rápido y seguro, evitando pérdida de información .
Certificaciones y capacitaciones obligatorias
Mantener estos registros actualizados es muy importante para cumplir con las normativas laborales, de seguridad e higiene y estándares de calidad.
Su correcta gestión permite a la empresa demostrar el cumplimiento de requisitos en auditorías o inspecciones, evitando sanciones y fortaleciendo su reputación.
Un sistema de almacenamiento digital facilita el acceso a estos documentos, agiliza su renovación y ayuda a identificar qué empleados necesitan actualizaciones en sus certificaciones.
Notificaciones y registros de evaluaciones
Las notificaciones y registros de evaluaciones son elementos fundamentales en el legajo digital. Permiten hacer un seguimiento de su desempeño y establecer una base sólida para decisiones laborales futuras.
Los registros de evaluaciones proporcionan evidencia objetiva en caso de disputas laborales o conflictos legales. En ellos se demuestra cómo se ha valorado el rendimiento de los empleados a lo largo del tiempo.
Documentación con vencimiento: claves para su control
El control adecuado de la documentación con vencimiento es esencial para garantizar que la empresa cumpla con los plazos legales y reglamentarios. A continuación te mostramos algunas claves para su gestión:
- Identificación clara de los documentos con vencimiento, como contratos temporales, licencias o permisos.
- Establecimiento de recordatorios y alertas, cuando los documentos estén próximos a vencer.
- Asignación de responsabilidades dentro del equipo de Recursos Humanos.
- Centralización de la documentación de los empleados, lo que facilita su actualización y seguimiento.
- Proceso de renovación o actualización de documentos, como la solicitud de nuevos exámenes médicos o la firma de contratos renovados.
- Auditorías periódicas de la documentación con vencimiento para verificar que todos los documentos están actualizados.
- Archivado y respaldo en formato digital, evitando su pérdida o daños.
Certificaciones y habilitaciones profesionales
El control adecuado de certificaciones y habilitaciones profesionales garantiza que los empleados cumplan con los requisitos para desempeñar sus funciones. ¿Sabes cuáles son las claves para gestionarlas eficientemente? Aquí te contamos:
- Registro detallado de certificaciones y habilitaciones.
- Alertas automáticas para vencimientos.
- Control centralizado y accesible en una plataforma segura.
- Proceso claro de renovación.
- Auditorías periódicas para verificar que no haya vencimientos pendientes.
- Designar a un responsable dentro del área de Recursos Humanos.
- Verificación de autenticidad con los organismos que las expiden.
- Respaldo digital y físico que asegure la disponibilidad de los documentos.
Permisos y licencias laborales
El control eficiente de permisos y licencias garantiza el compliance en RRHH y evita conflictos legales. Aquí te dejamos algunas sugerencias para gestionarlos adecuadamente:
- Registro centralizado que incluya el tipo de licencia, duración, fecha de inicio y finalización.
- Establecer una política clara sobre permisos y licencias, detallando requisitos, procedimientos, plazos y responsabilidades.
- Control de saldo de días de licencia disponibles para cada empleado, como las vacaciones o permisos remunerados.
- Automatización de solicitudes y aprobaciones de manera electrónica.
- Verificación de documentos de soporte, como certificados médicos o justificaciones legales.
- Acceso restringido y confidencialidad de la información relacionada con permisos y licencias que garantice el compliance en RRHH.
- Auditorías y reportes periódicos para tener un panorama claro de las ausencias laborales.
- Capacitación al personal, para asegurar que todos conozcan sus derechos y las responsabilidades.
Auditorías y fiscalizaciones en RRHH
El control de auditorías y fiscalizaciones asegura el compliance en RRHH de la normativa laboral, fiscal y de seguridad social.
Tener todos los documentos laborales, como contratos, registros de jornada o recibos de sueldo bien organizados y actualizados, proporciona la información requerida durante una fiscalización.
Utilizar una plataforma digital que centralice y automatice la gestión de documentos facilita el acceso y reduce el riesgo de pérdidas, mejorando la eficiencia.
¿Cómo Humanage ayuda a cumplir con el compliance en RRHH?
Digitalizar los documentos laborales, como contratos, evaluaciones, registros de jornada, licencias, entre otros, facilita el acceso a la información para cumplir con requisitos de auditorías.
En este sentido, Humanage juega un papel determinante en el compliance en RRHH, al ofrecer accesibilidad de los procesos de gestión documental.
Mediante la implementación de su software de gestión documental, Humanage automatiza el seguimiento de documentos con vencimiento. De este modo, se garantiza su actualización oportuna, evitando sanciones por incumplimientos.
Adicionalmente, la despapelización y digitalización de documentos permite implementar sistemas de seguridad, como encriptación y control de accesos, que protegen la información sensible.
Al tener toda la documentación organizada y almacenada digitalmente, las auditorías y fiscalizaciones se hacen más eficientes y rápidas.
Los empleados pueden consultar su información laboral de manera autónoma y segura, lo que fomenta un ambiente de confianza y cumplimiento.
Con una gestión documental adecuada, basada en soluciones de despapelización, se minimizan errores humanos, pérdida de documentos y riesgos de incumplimiento de la legislación vigente.
Centralización y automatización de la documentación
La centralización implica la creación de un sistema único de almacenamiento digital donde todos los documentos relevantes se almacenen de manera ordenada y accesible.
A través de las funciones de la plataforma de Humanage, puedes mejorar la eficiencia operativa, la seguridad y la accesibilidad de la información.
Este sistema permite organizar la información en categorías específicas (por ejemplo, contratos, permisos, capacitaciones, evaluaciones) y etiquetar los documentos para facilitar su búsqueda.
Además, los sistemas digitales pueden tener copias de seguridad automáticas para garantizar que la información esté protegida.
Mediante la automatización, el sistema genera recordatorios para notificar a los responsables de RRHH cuando los documentos o licencias están próximos a vencer.
Otras ventajas de digitalizar estos procesos son:
- Actualizar automáticamente todos los registros.
- Generación de informes y auditorías automáticas.
- Integración con otros sistemas empresariales.
Alertas de vencimiento y control de auditorías
Una de las principales funciones de la digitalización es la implementación de un sistema automatizado de alertas para los documentos que tienen fecha de vencimiento.
Las alertas pueden personalizarse según el tipo de documento, la urgencia de la renovación y la persona responsable de gestionar el vencimiento.
Adicionalmente permiten centralizar la gestión de documentos que requieren actualización, sin necesidad de buscar manualmente entre pilas de papeles o registros dispersos.
En resumen, las alertas de vencimiento ayudan a garantizar que la empresa no olvide cumplir con normativas laborales, evitando multas derivadas de su incumplimiento.
Esta función de alertas, proporciona ciertos beneficios:
- Reducción de riesgos.
- Mayor eficiencia en el proceso de auditoría.
- Mejora en la toma de decisiones.
- Transparencia y confiabilidad.
Seguridad y acceso restringido a documentación confidencial
Con la digitalización de documentos, se reduce el riesgo de filtraciones de información y se optimiza el control sobre el acceso a datos confidenciales.
Las tecnologías de encriptación aseguran que la documentación confidencial está protegida, tanto en tránsito como en reposo. La encriptación garantiza que, incluso si un atacante accede a los archivos, no podrá leerlos sin las claves necesarias.
Así mismo, la plataforma utiliza sistemas de seguridad avanzados, como firewalls y antivirus para proteger contra ataques cibernéticos.
Conclusión
La correcta organización de la documentación es esencial para cumplir con las normativas legales y asegurar la protección de los datos sensibles de los empleados.
Un compliance en RRHH efectivo permite reducir riesgos legales, mejorando la confianza dentro de la organización y ante entidades regulatorias externas.
La integración de soluciones tecnológicas avanzadas en la gestión documental de RRHH es una estrategia inteligente que impulsa la sostenibilidad y crecimiento de las empresas.
No dejes que el incumplimiento normativo ponga en riesgo el futuro de tu empresa. Optimiza tu gestión documental con las soluciones de Humanage y asegúrate de estar siempre un paso adelante. Contáctanos.
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